【Salesforce】定期メンテナンスはなぜ必要？管理者がやるべき習慣とは？

はじめに

Salesforceを導入した当初はスムーズに動いていたのに、気づけば「使いづらい」「何がどこにあるか分からない」状態担ってしまっていた。
多くの管理者が直面するこの問題、原因は定期的なメンテナンス不足かもしれません。

本記事では、Salesforceの運用管理を担当する方に向けて、なぜ定期メンテナンスが必要なのか、そして今すぐ始められる実践習慣をご紹介します。

Salesforce運用の窓口は一本化しよう

Salesforceは多機能で柔軟なツールですが、関係者が多くなると「誰が何を管理しているか分からない」状態になりやすくなります。
実際、以下のようなことがよく起きてしまうことがあります。

・レポートやダッシュボードの所有者が不明
・設定変更履歴がチーム内で共有されていない
・権限が過剰・不足していてトラブルが発生

このような状況を防ぐには、メンテナンス業務の窓口を明確に一本化することが重要です。

管理体制の整備ポイント

• 「Salesforce管理者」または「運用チーム」を明示する
• 作業履歴は記録・共有（Google DocsやConfluenceなど）
• 「何を・いつ・誰が」やるかをルール化しておく

定期メンテナンスを怠るとどうなる？

Salesforceは日々使われる中で、次第に不要なデータや設定が蓄積されていきます。
それを放置していると、次のような問題が起こります。

・不要なレポートやダッシュボードが溜まり、情報が探しづらくなる
・退職者のアカウントが放置され、セキュリティリスクになる
・権限設定が煩雑になり、操作ミスや誤変更が発生

こうしたトラブルは、いざ発生してから対処しようとすると時間も手間もかかるため、未然に防ぐことが重要です。

管理者が行うべきメンテナンス習慣5つ

では、具体的にどんなメンテナンスをすればよいのでしょうか？
以下に、初心者の管理者でもすぐ実践できる5つの習慣を紹介します。

1. 最近ログインしていないユーザーを確認

「ユーザー管理」画面から最終ログイン日をチェックしましょう。
60日以上アクセスしていないユーザーがいた場合は、状況を確認し、退職者であればアカウントを無効化します。

✅ 操作ヒント：
［設定］＞［ユーザー］＞［ユーザー管理］＞［最終ログイン］を表示列に追加

2. 使われていないレポート・ダッシュボードを整理

「どのレポートが最新かわからない」「重複していて混乱する」と感じたら、更新日や作成者情報を元に精査しましょう。
不要なものはアーカイブや削除を検討します。

✅ ポイント：削除前にエクスポート or スクショを残しておくと安心

3. 権限セットやプロファイルの見直し

「管理者権限を複数人に渡してしまっている」「誰が何の操作をできるか分からない」などは、セキュリティリスクの温床です。
必要最低限の権限を定期的に見直しましょう。

✅ 「プロファイル」「権限セット」の数が多い場合は、統合を検討するのも効果的です。

4. ChatterやToDoの活用状況をチェック

Salesforceのコラボレーション機能がチーム内で適切に使われているかも定期的に見直しましょう。
アクティビティ履歴やChatter投稿数などを確認し、利用が低調であれば活用促進の施策を考えるきっかけに。

5. 気づいた変更点を記録する

「この項目、もう使っていないかも…」と思ったら、すぐに削除せず“気づきメモ”として記録しておきましょう。
日を改めて検証・相談する材料になります。

✅ GoogleスプレッドシートやNotionで「変更候補リスト」を作っておくと便利です。

習慣を定着させるためのコツ

📅 スケジュール化する
「毎月第1金曜はメンテナンスデー」など、予定として固定しましょう。定期化が継続の鍵です。

📋 チェックリストを用意する
毎回何を確認するか迷わないように、テンプレート化しておくと効率的です。

🤝 チームで協力して行う
毎回何を確認するか迷わないように、テンプレート化しておくと効率的です。

メンテナンスで得られる3つの効果

業務効率の向上
　不要な情報が減り、目的のデータにすばやくアクセスできます。

トラブル対応の迅速化
　設定やログが整理されているため、異常の発見と対応がスムーズに。

チーム全体のITリテラシー向上
　メンテナンスを通じて、Salesforceに対する理解が深まります。

まとめ

Salesforceの定期メンテナンスは、特別なスキルがなくても始められる“小さな習慣”の積み重ねです。
特に初心者のうちは、「気づいたことを少しずつ整える」だけでも、システムの使いやすさや安全性に大きく貢献できます。

まずは週に1回、15分だけSalesforceを見直してみませんか？
例えば「使っていないレポートを削除する」「ログイン状況をチェックする」など、簡単な行動でも続ければ大きな違いになります。
小さな行動が、大きな安心につながる第一歩です。

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