【Salesforce】ユーザー管理の基本！プロファイル・ロール・権限セットを設定してみよう

はじめに

Salesforceのユーザー管理に欠かせない「プロファイル」「ロール」「権限セット」。それぞれの役割と設定方法を初心者にもわかりやすく解説します。

Salesforceを導入・活用するうえで、ユーザーごとの適切な権限設定は非常に重要です。
特に「プロファイル」「ロール」「権限セット」という3つの要素は、ユーザー管理の基盤とも言える存在です。

本記事では、これらの役割や違い、設定方法を初心者にも分かりやすく丁寧に解説します。正しく設定すれば、情報漏洩のリスクを抑えながらも、業務の生産性を大きく高めることができます。

プロファイルとは？

プロファイルの定義と役割

プロファイルは、ユーザーがSalesforceで「何ができるか」を決める権限のベースです。
すべてのユーザーに1つだけ紐付ける必要があり、以下の権限を設定します。

オブジェクト権限：「取引先」や「商談」など各オブジェクトの参照、作成、編集、削除など
項目レベルセキュリティ：オブジェクト内の個々の項目に対する参照・編集の可否
アプリケーション権限：特定のアプリケーションやタブへのアクセス
システム権限：ログイン時間やIPアドレス制限など

設定のポイント

・標準プロファイルは編集できない：カスタムプロファイルをコピーして利用
・最小権限の原則：必要最低限の権限を与え、必要に応じて追加
・職種・部門別に分類：「営業部プロファイル」「経理部プロファイル」など

ロールとは？

ロールの定義と役割

ロールは、ユーザーが「どのデータ（レコード）にアクセスできるか」を制御します。
ロールは組織図のように階層構造を持ち、上位ロールのユーザーは下位のユーザーが作成したレコードにアクセス可能です。

ロール階層の例（営業部）

営業統括マネージャー
└─ 営業マネージャー
   └─ エリアマネージャー
      ├─ 東日本営業担当
      └─ 西日本営業担当

このように設定すれば、営業統括マネージャーは全チームのデータにアクセスできますが、チーム間では互いのデータを見られません。

設定のポイント

💡1ユーザー1ロール
💡階層の設計が鍵：部門構造や責任範囲に応じて丁寧に設計する
💡共有ルールや手動共有との併用も可

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権限セットとは？

権限セットの定義と役割

権限セットは、既存のプロファイルに「追加」で与える柔軟な権限コレクションです。
プロファイルを変更せずに、ユーザーに個別の追加権限を与える場合に利用されます。

権限セットの特徴

柔軟性の高さ：1人のユーザーに複数の権限セットを割り当て可能
一時的運用にも最適：プロジェクト中だけの特別な権限付与などに使える

活用例

「契約承認権限セット」：通常の営業職には不要だが、部長クラスには必要な場合
「プロジェクト編集権限セット」：特定の期間だけプロジェクト情報を編集できるようにしたい場合

プロファイル・ロール・権限セットの設定手順

プロファイルの作成手順

① [設定] → [プロファイル]

② 標準プロファイルをコピーしてカスタムプロファイルを作成

③ オブジェクト権限、システム権限、アプリケーション権限などを調整

④ 項目レベルセキュリティの設定
オブジェクト権限の設定画面から、それぞれのオブジェクト設定画面にアクセスし、編集ボタンから設定の編集を行うことができます。

ロールの設定手順

① [設定] → [ロール]

② 「ロールの追加」で新規ロールを作成

③ 上位ロールを指定して階層を構築

④ ユーザーにロールを割り当て

権限セットの作成・割り当て

① [設定] → [権限セット]

② 「新規」で権限セットを作成

③ 必要な権限（オブジェクトやシステム権限など）を選択

④ 「割り当ての管理」からユーザーへ割り当て

設計と運用のポイント

権限設計の原則

最小権限の原則：与えすぎない、必要になったときに追加する
用途ベースの設計：役職でなく業務内容ベースで設計（×「部長用」→○「案件承認用」）
プロファイル＝基盤、権限セット＝例外として棲み分ける
定期見直し：不要な権限を放置せず、定期的に棚卸しを行う

まとめ

Salesforceのユーザー管理は、プロファイル・ロール・権限セットという3つの要素が基盤となります。

プロファイルはユーザーの基本的な「できること」を定義し、ロールは組織階層に基づき「見れるデータ範囲」を制御します。そして権限セットは、プロファイルに追加して「さらにできること」を柔軟に付与する仕組みです。

これらを適切に組み合わせることで、情報セキュリティを確保しながら業務効率を高めることが可能です。
特に、将来的なSalesforceのアップデートでは権限セットがより重要な役割を担う見込みです。今のうちから各要素の役割を理解し、最適なユーザー管理体制を構築しましょう。

それでは、また次回の記事でお会いしましょう。

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