【Salesforce】メールテンプレートを作ってみよう！標準機能で業務効率化

はじめに

毎回のメール作成、ついコピペに頼っていませんか？
Salesforceには、繰り返し使うメール内容をあらかじめ登録できる「メールテンプレート」機能があります。
この機能を活用することで、作業の手間を削減するだけでなく、ミスや伝達のムラも防ぐことが可能です。

本記事では、Salesforce初心者の方にも分かりやすく、メールテンプレートの基本から、メールテンプレートとあわせて使用する機能の紹介までしていきます。

メールテンプレートとは？

Salesforceのメールテンプレートは、よく使うメールの定型文をあらかじめ登録しておくことで、必要な時に即座に呼び出せる機能です。
この機能を使用すると、営業やカスタマーサポート、マーケティングなどで繰り返し使われるメールの内容を正確かつ迅速に送信できるようになります。

単なる「文面の保存」ではなく、顧客情報などを自動で差し込むパーソナライズにも対応しており、効率だけでなく品質や印象の向上にもつながるのが大きな魅力です。

🔰 初心者でも簡単に作成・管理でき、追加のコストもかかりません。

メールテンプレートの種類とその特徴

Salesforceでは複数のテンプレート形式が用意されており、目的や使い方に応じて使い分けが可能です。

テンプレート種別	特徴
Classicメールテンプレート	旧UI向け。HTMLやVisualforceが使えるが設定がやや複雑
Lightningメールテンプレート	Lightning Experience対応。誰でも簡単に作成・使用可能
Lightningコンテンツビルダー	HTMLメールをドラッグ＆ドロップでデザイン。マーケ向け

特に「Lightningメールテンプレート」は、管理者でなくても一般ユーザーが自由に作成・編集できるため、現場主導の改善にも役立ちます。

また、これらのテンプレートは差し込み項目に対応しており、例えば「{{{Recipient.FirstName}}}様」といった表現をテンプレートに設定しておけば、自動的に顧客名に変換されます。

差し込み項目について次の見出しで紹介していきますね！

差し込み項目の活用（概要）

差し込み項目（マージフィールド）を使えば、テンプレートに個別の顧客情報を自動反映できます。

たとえば、

{{{Recipient.FirstName}}} → 顧客の名前
{{{Account.Name}}} → 会社名
{{{Case.Subject}}} → 問い合わせ件名

このように差し込み項目を活用することで、一括送信でありながら、1人ひとりに合わせた内容のように見えるメールが作成可能になります。

差し込み項目の詳しい使い方や注意点については、以下の記事をご覧ください！
差し込み項目の使い方ガイド（別記事）

ビジュアルなテンプレート作成も可能

デザイン性を重視したメールを作りたい場合は、「Lightningメールテンプレートビルダー」を活用しましょう。

Lightningメールテンプレートビルダーの特徴
・ドラッグ＆ドロップ操作でコンポーネントを配置
・画像、ボタン、区切り線なども自由に追加可能
・HTMLやスタイル知識がなくてもOK

マーケティングメールや外部向け案内におすすめです。

Lightningテンプレートの作成手順や操作方法は、以下のガイドで詳しく解説しています。
Lightningメールテンプレートの作り方（別記事）

テンプレートの管理と共有でチーム運用も効率化

メールテンプレートは個人で使うだけでなく、チーム全体での共有・標準化にも最適です。
ここではメールテンプレートをフォルダで管理する流れを簡単に説明します！

フォルダ管理の有効化手順

• 「設定」→「Lightningメールテンプレート」を検索
• 「フォルダーおよび拡張共有」を有効化

• テンプレート保存時に任意のフォルダへ割り当て

権限の注意点

テンプレートを共有するととても便利ですが、権限の設定をする際には注意るするポイントもあります。
共有権限については、以下のことを事前に知っていると便利です！

• 一般ユーザーでも作成・使用可能
• 公開テンプレートの削除は「公開Lightningメールテンプレートを管理」権限が必要
• フォルダ作成には「Lightningメールテンプレートのフォルダの作成」権限が必要

📁 定期的なテンプレート棚卸しも、品質管理の一環として有効です。

よくある活用シーン

とても便利なメールテンプレート機能ですが、実際にどんな場面で活用できるのか、ここで少しご紹介します！
ご紹介した実用例から、ぜひ読者さまの会社の業務フローでも当てはまる部分を探してみてください。
この機能を業務改善にいかせるかもしれませんね。

シーン	活用例
営業	初回アプローチ、フォローアップ、成約お礼
サポート	問い合わせ受領、解決通知、フィードバック依頼
マーケティング	セミナー案内、キャンペーン告知、資料送付

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まとめ

Salesforceのメールテンプレート機能は、ただの「定型文作成ツール」ではありません。
業務の標準化・品質向上・顧客対応のスピードアップなど、ビジネス全体の底上げに直結する存在です。

特にLightningテンプレートは、簡単な操作で誰でも作成・管理が可能でありながら、差し込み項目やビジュアル編集にも対応しており、高度なパーソナライズと効率化を両立します。

テンプレートの共有やフォルダ管理、Flowとの連携まで含めて運用すれば、部門間の情報統一やブランドメッセージの統一にもつながるでしょう。

今回のご紹介はここまでとなります！最後までお付き合いありがとうございました！
それではまた次回の記事でお会いしましょう。

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