【Salesforce】フローの応用に挑戦！業務を自動化しよう

はじめに

読者の皆さんは、そろそろSalesforceの操作に慣れて来た頃でしょうか？
少し操作に慣れてくると「もっと自動で処理できたらいいのに」と思ったりしませんか？
実は、Salesforceの「フロー」には、もう少し応用的な使い方があるんです。

この記事では、「条件によって処理を変える」「たくさんのレコードをまとめて処理する」「自動で通知を送る」など、実際の業務で役立つちょっと便利なフローの使い方を紹介します。

どんなことが自動化できるの？

Salesforceのフローを使うと、以下のようなことができます。

・金額によって承認の流れを変える
・毎月のデータ更新をまとめてやる
・商談が成立したらメールでチームにお知らせする

これらは全部、マウスで操作して設定できるので、ノーコード、つまりコーテでィング、プログラミングは不要です！

条件分岐でやることを変えてみよう

たとえばこんな場面を想像してください…

・金額が10万円未満 → 自動承認で進める
・金額が10万円以上 → 上司の承認が必要

このように「条件によって処理を変える」ことができます。

使う要素：「条件（Decision）」

フロー画面で「＋」を押して「条件」を選びます。
「金額 ≧ 100,000」という条件を設定すれば、次の処理を2パターンに分けることができます。

くり返し処理でまとめて作業！

たとえば毎月末、契約の期限が近い顧客にチェックを入れる処理。ひとつずつ手作業だと大変ですよね？
そんなときに使えるのが「ループ」機能です。

使う要素と流れ：繰り返し（Roop）

1. 「レコードを取得」で更新が必要な請求レコードを取得します。
2. 「ループ」で1件ずつ取り出す
3. ループの処理回数分だけ、請求明細レコードを作成します。

自動で通知を送ってチームに共有

たとえば「商談が成立したときに、マネージャーにメールで知らせたい」といった場面を例にあげます。
フローを使えば、自動で通知を送ることができます。

使う要素：「アクション（Action）」

「＋」から「アクション」を選び、「カスタム通知」、「メール送信」または「Slack通知（外部連携）」を指定します。
件名や本文に商談名・金額・取引先などを差し込むことで、実用的な通知にできます。

作るときに気をつけたいポイント

・たくさんのデータを扱うときは一度に処理しすぎないようにしましょう（DML制限に注意）
・「デバッグ」機能を使って、フローがちゃんと動くかチェックしてから有効化しましょう

まとめ

Salesforceの操作に慣れてくると、「もっと業務を自動化したい」「作業を効率化したい」と感じる場面が増えてきますよね。
そんなときに活躍するのが「フロー」です。今回は、条件によって処理を分けたり、複数のレコードをループで処理したり、商談成立時に通知を自動で送るといった、実務で役立つ応用的な使い方をご紹介しました。

これらの操作はすべて、マウスで組み立てられるのでコーディング不要です。
少しずつ覚えていけば、誰でも使いこなせるようになります。業務の手間を減らし、ミスを防ぎ、スピードアップにもつながるフローの応用を、ぜひ一歩ずつ実践してみてください。
小さな自動化が、日々の仕事を大きく変える第一歩になります。

それでは今回の記事はここまでとなります。また次回の記事でお会いしましょう。

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