【Salesforce】項目変更履歴の設定方法

はじめに

Salesforceにおけるデータ管理では、「いつ」「誰が」「どのように」データを変更したのかを把握することが重要です。特に、チームでの業務遂行や監査対応において、データの透明性と信頼性を確保することは欠かせません。
そのために活用できるのが、「項目履歴管理」 機能です。

本記事では、Salesforceでの項目変更履歴の設定方法を詳しく解説します。気になる方は是非読み進めてみてくださいね。

項目履歴管理の設定方法

オブジェクトに対する設定

① Salesforceの設定ページを開きます。

② 次に、履歴を追跡したいオブジェクト（例：商談、リード、カスタムオブジェクトなど）を選択します。

④ 選択したオブジェクトの設定画面で、[項目とリレーション]を開きます。
次に、画面右上にある[項目履歴管理の設定]をクリックすると、履歴追跡の設定オプションが表示されます。

⑤ [履歴の有効化]にチェックを入れ、追跡したい項目を選択します。
選択した項目の変更履歴は自動的に記録され、後でレポートや関連リストから確認できます。

ページレイアウトの設定

項目履歴を適切に管理するために、ページレイアウトを編集して関連リストに履歴情報を追加します。

① ページレイアウトの編集画面を開きます。

② [関連リスト]のセクションに[項目履歴]を追加します。

③ 変更を保存して適用して完了です。

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この設定により、詳細画面から変更履歴を簡単に確認できるようになります。

追跡可能な項目の制限と確認ポイント

Salesforceでは項目監査履歴を使用すると、1つのオブジェクトに対して最大20個、項目監査履歴を使うと最大60項目まで追跡できます。
標準項目とカスタム項目の両方が対象ですが、以下の項目は履歴の追跡対象外となります。

追跡できない項目の例

・数式項目
・自動採番項目
・作成者や最終更新者の情報
・商談の期待収益
・項目のマスタソリューション名や詳細

その他の確認ポイント

・項目履歴管理は Salesforce 画面上では最大 18 か月保持され、API 経由の場合は、最大 24 か月保持されます。ただし、項目監査履歴を有効にした場合は項目履歴データは手動で削除するまで保持されます。
・項目履歴管理の設定にはシステム権限の「アプリケーションのカスタマイズ」権限が必要です。プロファイルや権限セットをチェックしてみましょう。

参考情報：Salesforce公式サクセスナビ

変更履歴の確認方法

設定が完了したら、変更履歴は以下の方法で確認できます。

関連リストから確認

画面で確認する場合には画面に表示する設定をしておく必要があるので、先に確認しましょう。

① 先ほど項目履歴管理を設定したオブジェクトの詳細画面にて、［ページ編集］を選択します。

② 左端のバーから［関連リスト］を検索し、適当な関連リストを選択した上で、画面の任意の位置に選択した関連リストをドラッグアンドドロップします。

③ 画面に追加した関連リストから、先程ページレイアウトでレイアウトに追加した関連リストを選択します。

④ 画面右上のボタンから［保存］と必要に応じて「有効化］をしていきます。

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ここまで設定をしたうえで、対象のレコード詳細画面を開くと、関連リストに履歴情報が表示されます。

レポートを使用する場合

オブジェクトを指定して変更履歴を分析するレポートを作成することもできます。
早速作成方法を見てみましょう。

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① [レポート]タブを開きます。

② 今回設定を追加したオブジェクトがリードなので、「リード項目履歴」レポートを選択（オブジェクトに応じたレポートを選択）します。

③ 必要なフィルターや条件を設定して保存します。

補足：カスタムオブジェクトのレポートを許可する設定

カスタムオブジェクトの履歴レポートを作成する場合は、オブジェクト詳細ページで[項目履歴管理]にチェックが入っていることを確認し、レポートを許可する必要があります。

下の画像の箇所になります！対象のカスタムオブジェクトで確認してみてくださいね。

まとめ

Salesforceの項目履歴管理を設定することで、データの変更履歴を可視化し、業務の透明性を向上させることができます。

本記事では、項目履歴管理の基本的な設定手順と確認方法を中心に、追跡可能な項目の制限や確認事項について詳しく解説しました。
適切な履歴管理を行うことで、データの信頼性を高め、より効率的なSalesforce運用が可能になります。
便利な機能なので、機会があれば是非活用してみてくださいね。

それでは、次回の記事もお楽しみに！

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