SFAで案件管理をする方法やメリットを解説！自社に適した案件管理方法とは？

2022年8月1日

現在注目されているSFA（営業支援システム）ですが、SFAの案件管理方法について気になっている企業担当者の方もいるのではないでしょうか。

現在、Excelで案件管理を行っている中小企業も多いかと思います。

ただExcelでの管理の仕方によっては、個人情報流出へとつながる可能性があったり、データの抽出・分析がしにくいといったデメリットがあります。

たとえば、「直近3年間に成約した顧客の、契約内容と金額」といった、少々複雑なデータの抽出が難しいというデメリットがExcelにはあります。

SFAでの案件管理であれば流出リスクは少なくデータの抽出・分析が自在に可能です。

たとえば、商談に持ち込めたものの失注するケースが多いのであれば、失注した商談の情報を抽出し、そのプロセスでどのようなやりとりが行われたのか、詳細に分析することができます。

今回は「SFAの案件管理」にフォーカスして、SFAの案件管理メリットや案件管理するときの項目を分かりやすくご紹介します。

SFA上で案件管理するメリットは次の3つになります。

・部門全体で進捗を把握し、連携できる

・案件分析ができる

・売り上げの見込みが立てられる

本記事がSFA導入を検討するきっかけになれば幸いです。

1.SFA上で案件管理する3つのメリット

SFA上で案件管理するメリットは次のとおりです。

・部門全体で進捗を把握し、連携できる

・案件分析ができる

・売り上げの見込みが立てられる

1-1.部門全体で進捗を把握し、連携できる

案件情報が各担当者のみで管理されていれば、属人性が高く対応漏れやミスなどに気づかずトラブルに繋がってしまう可能性があります。

部門全体で共有していれば、対応漏れやミスなどを発見しやすく、部門全体で連携してカバーすることも可能です。

1-2.案件分析ができる

各営業パーソンごとに売上の見込みや商談内容などあらゆる情報をを出力することができます。

また、初回訪問、商談、クロージングなど、各フェーズごとの移行率も確認することができ、「今月の売上や成約率が下がった要因はこのフェーズの営業活動が不十分だった」など分析することが可能です。

エクセルで管理した情報をもとに案件分析しようとすると、入力工数が多いため、入力漏れがあったり、着目点がはっきりしなかったりと正確な数値をベースに分析を行うことが難しくなります。

1-3.売上予想が立てられる

商談管理/案件管理を行えば、売上予想が立てられる点も大きなメリットと言えます。

毎週、毎月目標に対して現在どれくらいの位置にいるのかがタイムリーに把握でき、「あと何件訪問すればよいか」といったアクションを導き出せますし、課題を把握することも可能になります。

そのため月末になって「計画目標に届いていない.」といった事態を防ぐことが可能です。

次はSFA上で案件管理するときの項目についてご紹介します。

2.SFA上で案件管理するときに必要な5つの項目

SFA上で案件管理するときに必要な項目は次のとおりです。

・獲得チャネル

・担当者名

・案件の進捗状況

・受注確率

・売上予想

2-1.獲得チャネル

どのチャネルで案件化したのか分かる項目です。

広告やWebサイト、SNSなど見込み顧客に対しての顧客接点のうち、「どのチャネルの割合が多いのか、費用対効果はどうか」といった点を分析することが可能です。

2-2.担当者名

案件担当者が誰か分かる項目です。

担当者が明確になることで、営業部門として適切にフォローアップすることが可能です。

2-3.案件の進捗状況

案件の進捗状況を把握できる項目です。

該当案件が現在どのフェーズにあるのかを把握することで、受注予定日や売上予想を立てやすくなります。

2-4.案件の進捗状況

各案件の受注確率が分かる項目です。

過去の案件事例を参考に受注する確率を算出するケースに役立ちます。

2-5.売上予想

各案件の売上予想を立てる項目です。

売上予想のデータがあることで、営業部門全体のリソース配分や戦略・戦術の策定がやりやすくなります。

次はSFA上で案件管理する上で押さえておきたいポイントをご紹介します。

3.SFA上で案件管理する上で押さえておきたい2つのポイント

SFA上で案件管理する上で押さえておきたいポイントは次のとおりです。

・案件の定義を明確にする

・入力項目数を最適化する

3-1.案件の定義を明確にする

項目自体の定義づけを行い、営業部門全員に周知することが案件管理/商談管理を行う上で重要になります。

管理項目が決まっていても、入力する情報や量・質・形式などが異なっていれば、後々分析する際に活用できないなどといった弊害が生まれます。

3-2.入力項目数を最適化する

自社に必要な入力項目数を明確にする。

案件管理/商談管理においては必要最小限の項目数に押さえることが重要です。

必要以上に項目を設けてしまうと、本当に必要な業務ではない部分へリソースを投下することになり、費用対効果が落ちます。

そのため自社にとって「必要最小限の項目数は何件か」を考えましょう。

次は案件情報と商談情報の管理する情報についてご紹介します。

まとめ

今回はSFAの案件管理についてご紹介しました。

SFA上で案件管理するメリットは次のとおりです。

・部門全体で進捗を把握し、連携できる

・案件分析ができる

・売上予想が立てられる

SFA上で案件管理するときに必要な項目は次の5つです。

・獲得チャネル

・担当者名

・案件の進捗状況

・受注確率

・売上予想

SFA上で案件管理する上で押さえておきたいポイントは次のとおりです。

・案件の定義を明確にする

・項目の定義を明確にする

・入力項目数を最適化する

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