SFAの機能を分かりやすく徹底解説
現在注目されている営業支援システムに、「SFA」があります。しかし、名前は良く聞くものの、どのような機能があるかは良く分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回はSFAの機能をメイン機能とサブ機能に分けて分かりやすくご紹介します。
【メイン機能】
・案件の管理・共有機能
・顧客情報の管理機能
・商談の管理機能
・営業計画、スケジュールの管理機能
・売上予測・売上実績の管理機能
・営業パーソンの行動管理機能
【サブ機能】
・ToDoリスト管理機能
・アラート設定機能
・見積書の作成、ワークフロー機能
・日報、週報などの活動報告作成機能
・分析、集計レポートの作成機能
・名刺管理機能
・モバイル端末対応機能
ぜひ、SFAの機能を理解して、営業活動の効率化、利益の最大化を目指してください。
目次
1. SFAの6つのメイン機能
SFAのメイン機能は次のとおりです。
- 案件の管理・共有機能
- 顧客情報の管理機能
- 商談の管理機能
- 営業計画、スケジュールの管理機能
- 売上予測・売上実績の管理機能
- 営業パーソンの行動管理機能
1-1.案件の管理・共有機能
営業案件に関する詳細情報を管理する機能です。
営業案件をシステムで管理することで、担当者が変わった場合の対応が後手に回りやすくなります。
またシステム管理することでノウハウの蓄積にも繋がります。
管理が必要な項目としては、次のとおりです。
- 案件の担当者
- 取引先の企業
- 提案した商品、サービス
- 商談スケジュール
- 案件の進捗状況（営業フェーズ）
- 受注見込み（確率）
- 受注予定日
- 受注見込額 など
体系的に管理しにくい項目として、誰が今どのような案件を抱えていて、その案件がどのくらいの確率で受注できそうなのかという事が可視化できます。
これらを一元管理することで、案件そのものや進捗状況をチーム全体で把握することができます。
1-2.顧客情報の管理機能
顧客に関する情報を管理する機能です。
顧客情報は次のとおりです。
- 会社名
- 所在地
- 電話番号
- 担当者名
- 顧客の役職 など
これらの情報以外にも、顧客に対するアプローチ履歴・顧客に紐づく案件履歴を登録できるので、履歴をひと目で把握することが可能です。
1-3.商談の管理機能
商談内容を管理する機能です。
SFAを活用すると商談直後に現場からスマホ等を利用して報告書を作成し、内容を共有することが可能です。
商談の管理は属人的になりやすく、担当の営業パーソンに依存してしまうことが多いですが、SFAを導入すると商談の内容や結果をリアルタイムで反映し体系的に管理することが可能です。
営業パーソンも帰社して報告書を作成するという手間がなくなるため、時間の有効活用にも繋がります。
長期的には、商談の報告書が蓄積されていくことはナレッジの蓄積となり、ノウハウの共有化で営業チーム全体の底上げに繋がります。
1-4.営業計画、スケジュールの管理機能
各営業パーソンの営業計画・スケジュールを把握することができます。
- どの取引先にどのくらい訪問しているのか
- 取引先との会議がどの程度開かれているのか
- 今後どのくらいの頻度で開かれるのか など
顧客へのアプローチ方法の改善等にも繋がり、訪問予定の作成・閲覧はアプリ画面でもWeb画面でも行うことが可能なため、営業パーソンが外出先で次回の予定等を入力できるので、業務負担の軽減も期待できます。
1-5.売上予測・売上実績の管理機能
SFAに入力したデータは蓄積され、行動データとして自動分析のうえ可視化されます。
つまり、営業パーソンに必要な売上の予測や過去の実績が自動作成されるので、業務改善・戦略作りが高速化され、効果的なPDCAに繋がります。
1-6.行動管理機能
営業パーソンの行動をリアルタイムで把握することが可能です。
SFAではチームメンバーの状況や勤務状況の把握が可能なため、事務所のスタッフに問い合わせがあった時の対応がスムーズになります。
また、訪問先への訪問ログが自動で残り、訪問先での滞在時間や訪問場所の記録が自動で作成されるため、
報告もれを防ぎ正確な業務データの取得が可能です。
次はSFAの8つのサブ機能を紹介します。
1-7. SFAの7つのサブ機能
SFAのサブ機能は次のとおりです。
- ToDoリスト管理機能
- アラート設定機能
- 見積書の作成、ワークフロー機能
- 日報、週報などの活動報告作成機能
- 分析、集計レポートの作成機能
- 名刺管理機能
- モバイル端末対応機能
SFAのスケジュール管理機能を使えば営業パーソンのスケジュールの把握がスムーズなので、ミーティングのセッティングから周知までスムーズに行うことができ、業務の効率化が可能です。
1-8.ToDoリスト管理機能
タスクを管理する機能です。
SFAで管理することで、タスク漏れを防ぐことが可能です。
2-2.アラート設定機能
アラート機能はSFAに営業活動を記録することで、次のアクションのタイミングを知らせてくれる機能です。タスクが多岐にわたり、個人で管理するのが大変なときに役立ちます。
アラート機能により、対応遅れや遅延の防止ができ、顧客に対して最適のタイミングで必要なアプローチができます。
2-3.見積書の作成、ワークフロー機能
SFAには見積書の作成機能があります。
見積書のフォーマットを登録しておくことで、スピーディに見積書が作成できます。
また、ワークフロー機能もあるため、見積書の承認をワークフローで申請できます。
2-4.日報、週報などの活動報告作
SFAでは日報・週報などの活動報告書を簡単に作成する機能があります。
作成した報告書はSFA上でリアルタイムに共有ができるので、上司は営業パーソンの行動やその日・その週の成果を確認することが可能です。
2-5.分析、集計レポートの作成機能
SFAには分析・集計レポートを自動作成する機能があります。担当者別、案件別、エリア別、商材別など様々な区分でレポートを出力できるので、あらゆる方向性から分析が可能です。
2-6.名刺管理機能
SFAを利用することで、名刺と案件の紐付けが可能になり、名刺の相手との商談の履歴を見たり集積データに活用したりと名刺から得られる情報に厚みが増します。
最終的にはデータの分析から新たなニーズや案件の獲得につながります。
2-7.モバイル端末対応
クラウド型のSFAではスマホやタブレットといったモバイル端末による操作も可能です。
スマホの所有率が90%を超えた今、スマホを営業ツールとして利用しない手はありません。外出先や移動中に操作や入力が可能なので、時間を効率的に使えます。
外出先で顧客情報を確認したり、活動報告を行うなど、帰社しなければできなかったことができるようになるため、営業パーソンの不要な残業も軽減できます。時間を効率的に使えるようになるため、本来の営業活動に使える時間を増やせることも大きなメリットです。
次はSFA機能でできないことを紹介します。
3 .SFAではできない3つのこと
SFAの機能では、できないことは次のとおりです。
- 顧客情報の徹底した管理
- Webサイトの管理
- メルマガの送信・管理
3-1.顧客情報の徹底した管理
SFAでも顧客管理のできるものはありますが、どうしても顧客管理に機能を特化したCRM（Customer Relationship Management）に比べて機能面では劣ることは否めません。
案件ベースでの顧客管理はSFAでも行えますが、総合的な管理はCRMには及ばないのが欠点です。
CRMを同時に導入し、API（Application Programming Interface）により SFAと連携することでSFAだけではカバーしきれない管理を行えます。
ただ弊社がおすすめしているSalesCloudというツールでしたら、SFAとCRMの2つの機能が備わっています。
SFAとCRMの2つの機能が備わっているツールを導入している企業も多く、導入する際は一度検討することをおすすめします。
3-2.Webサイトの管理
SFAにはWebサイトの更新などの機能はありません。
サイトの更新やメルマガ等の送信はSFAが不得意とする分野のひとつですが、これも顧客管理同様、APIによりMA（Marketing Automation）といったアプリケーションと連携させることができます。
MAと連携することで、サイト更新からステップメールなどのマーケティング作業を自動化することも可能です。SFAを導入して商談数が少ないなどの課題があればMAの連携を強くおすすめします。
3-3.メルマガの送信・管理
SFAにはメールの送信に関してはCRMやMAに比べて制限が多く、メールやメルマガの一括送信等は苦手分野です。
メールの送信はCRMやMAのメイン機能の1つなので、CRMやMAとAPI連動することでメールの送信が可能になり、営業活動の幅が広がります。
まとめ
今回はSFAの機能についてご紹介しました。
SFAのメイン機能は下記の6つでした。
- 案件の管理・共有
- 顧客情報の管理
- 商談の管理
- 営業計画、スケジュールの管理
- ・売上予測・売上実績の管理
- ・営業パーソンの行動管理
SFAのサブ機能は下記の8つでした。
- スケジュール管理機能
- ToDoリスト管理機能
- アラート設定機能
- 見積書の作成、ワークフロー機能
- 日報、週報などの活動報告作成機能
- 分析、集計レポートの作成機能
- 名刺管理機能
- モバイル端末対応機能
SFAの機能で、できることは下記の3つです。
- 売上をアップできる
- 業務を効率化できる
- 営業現場を見える化できる
SFAの機能では、できないことは下記の3つです。
- 顧客情報の徹底した管理
- Webサイトの管理
- メルマガの送信・管理
ぜひ、SFAなどのデジタルシステムを用いて営業活動の改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。
本記事がSFAを導入するきっかけになれば幸いです。
カルテットコミュニケーションズはSalesforceのパートナー企業であり、中小企業におけるDX支援のプロフェッショナルです。これまでに1000業種以上の集客実績を通じてあらゆるビジネスモデルへの理解があり、中小企業ならではの悩みや課題を踏まえた上で如何にして成果につなげるかという視点でDXをご支援させていただきます。まずはお気軽にご相談ください。
