【Salesforce】はじめてのSalesforce！レコードの作成・編集・削除をやってみよう

はじめに

「Salesforceを使いはじめたけど、どこから手をつけていいかわからない…」そんな方に向けて、
今回は一番基本的で大切な「レコードの操作」についてご紹介します。

レコードとは、会社やお客様、商談などの1件の情報のことで、Excelでいうと1行分のデータだと考えるとわかりやすいかもしれません。

この記事では、Salesforceの画面を使ったデータ入力方法から、たくさんのデータを一気に登録する方法、間違えたときの削除方法まで、やさしく丁寧に解説していきます。
学んだらすぐに実践してみたくなるような内容なので、ぜひ一緒に試してみましょう！

レコードってなに？

Salesforceでいう「レコード」とは、1件の情報のことです。
たとえば、ある会社の情報や、お問い合わせ内容、商談の進捗などを記録したものがレコードです。

Salesforceでは「取引先」「リード」「商談」など、いろいろな種類の情報をオブジェクトと呼ばれる分類ごとに管理しています。Excelにたとえるなら、オブジェクトはシート、レコードはそのシートの1行、というイメージです。

さらに詳しく知りたい方はシリーズの一つ前の記事を確認してみてくださいね。
【Salesforce】オブジェクトとレコードの違いと役割を理解しよう

早速ですが、この「1件の情報＝レコード」を、どうやって作ったり直したりするのかを見ていきましょう！

レコードを作ってみよう！

🔰 画面から手動で作成する

Salesforceの画面を使って、1件ずつデータを入力する方法です。

①上のメニューから「取引先」や「リード」などを選ぶ

②リストビュー画面が開くので、新規作成ボタンをクリック

③入力フォームが出てくるので、必要な情報を入力（＊マークは必須項目です）

④入力が終わったら「保存」をクリックして完了！

💡ポイント

・入力欄の横に「！」マークがある場合、そこにマウスを当てると説明が出ます。迷ったらチェックしてみましょう。
・入力内容によっては「この値は使えません」などの注意が出ることがあります。この場合は入力ルールが設定されているためで、間違いを防いでくれる便利な仕組みです。

📥 たくさんのデータを一気に登録（CSVファイルを使う）

たくさんのデータを1件ずつ入力するのは大変…。
そんなときは、CSVファイル（Excelから保存できる形式）を使ってまとめて登録することができます。

やり方は2通りあります：

✅️ Salesforceの「インポートウィザード」を使う（画面で操作できます）
✅️ 「データローダ」という無料のツールを使う（パソコンにインストールして使います）

最初は画面操作でできるインポートウィザードがおすすめです！

インポートウィザードに関しては別記事にまとまっています。知りたい方は確認してみてくださいね。
【Salesforce】データインポートウィザードを使用したデータ取り込み

レコードを編集してみよう！

すでにあるレコードを修正したいときも、画面から簡単にできます。

✏️ 手動で編集する方法

①修正したいレコードを開く

②上にある「編集」ボタンをクリック

③直したい項目を入力しなおす

④「保存」をクリックして完了！

レコードを削除してみよう！

「間違えて作ってしまった」「もう使わない」そんなときは削除できます。

🗑️ 画面から1件ずつ削除

①対象のレコードを開く

②「削除」ボタンをクリック

③確認メッセージに「OK」で削除完了！

⚠️安心ポイント

Salesforceでは、削除されたレコードは30日間ゴミ箱に残っています。うっかり消しても復元できます！

🧹 削除するときに気をつけること

削除すると関連する情報にも影響があるので、リレーション（つながり）に注意しましょう。

より便利に使うためのヒント

Salesforceには、レコード入力を便利にする機能がいろいろあります。

機能	なにができる？
項目の表示・非表示	ユーザーごとに見える項目を変えられる
入力チェック（入力規則）	間違ったデータが入らないように防ぐルールがある
自動処理の設定（フロー）	データを保存したときにメール通知などを自動でできる
レイアウトのカスタマイズ	画面に表示する順番や項目を自由に並べ替えられる
更新履歴の表示	いつ・だれが変更したか記録が見られる（Chatterなど）

これらをうまく使うと、入力ミスを防いだり作業を効率化できます！

まとめ

本記事では、Salesforceの基本操作の中でも特に重要な、レコードの作成・編集・削除について解説しました。
初めてSalesforceに触れる方にもわかりやすいよう、画面操作からCSVによる一括登録、そしてデータ修正や削除時の注意点までステップを踏んでご紹介しました。

特に、削除したレコードは一定期間復旧が可能である点や、関連する情報への影響は留意しておきたいポイントです。

さらに、日々の業務を効率化するためのヒントとして、入力規則や表示項目の設定といった機能もご紹介しました。
これらの機能を活用することで、より快適にSalesforceをご利用いただけるはずです。

今回ご紹介したレコード操作は、Salesforce活用の第一歩です。ぜひ実際に操作して、Salesforceをより身近に感じてみてください。

それではまた次回の記事でお愛しましょう。

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