Einstein活動キャプチャ Outlookカレンダーとメールを連携

2023年10月19日2024年9月26日

まえがき

Einstein活動キャプチャは、メールやカレンダーなどの活動を自動的にSalesforceのレコードと関連付けるための機能です。
OutlookカレンダーをEinstein活動キャプチャと連携するための手順を以下に示します。

Einstein活動キャプチャの設定

①　Salesforceにログインし、右上のユーザーアイコンをクリックして、ドロップダウンメニューから「設定」をクリックします。

クイック検索に「Einstein 活動キャプチャ」と入力し、「Einstein 活動キャプチャ」の下にある「設定」をクリックします。「ようこそEinstein活動キャプチャ」という画面が表示されますので、「開始」をクリックします。

②　条件が表示されるので、内容を確認し、
下部にある「私は会社を代表してこれらの条件に同意することが承認されています」という欄にチェックを付けます。
「Einstein を試す」をクリックして次の設定に進みます。

③　次にサービスを選択します。

今回はOutlook（Office365）と連携するため、Microsoft Office 365を選択し、「次へ」をクリックします。

④　次に認証方法を選択します。

ユーザレベル・組織レベル・サービスアカウントの認証方法がありますが、今回は個人単位で接続するため、左の「ユーザレベルの認証」を選択し「次へ」をクリックします。

⑤　次に設定に名前を付け、必要に応じて機能についての説明を記載します。
左下の有効にチェックがついていることを確認し、「次へ」をクリックします。

⑥　次に、同期設定を行います。メール・行動・取引先責任者の3つがありますが、今回は行動のみを有効にします。
同期の方向は、「両方向」「Microsoft Office 365からSalesforce」「SalesforceからMicrosoft Office 365」から選択できます。
今回は「Microsoft Office 365からSalesforce」に設定しますが、用途に応じて切り替えてください。

設定したら「次へ」をクリックします。

⑦　次に、高度な設定を行います。今回は以下の４つを有効化します。

「非公開の行動を同期する」、「削除済み行動を削除する」、「一連の行動を同期」
「同期された行動をSalesforceレコードに関連付ける」

初めて連携する際にOutlookから取得する行動は終了日により絞り込みが可能です。任意の日数を指定してください。

設定したら「次へ」をクリックします。

⑧　次に追加するユーザを選択します。
事前に権限セットを付与したユーザをここで選択していきます。
左側から対象のユーザを選択し、②の▶をクリックすると右側の選択済みに移動します。
「次へ」をクリックします。

⑨　アドレスの除外設定は今回割愛させていただきます。
「次へ」をクリックします。

⑩　活動の共有設定は今回割愛させていただきます。
「次へ」をクリックします。

⑪　「完了」をクリックして設定は完了です。

権限セットの設定

Einstein活動キャプチャを利用する場合に対象のユーザに、事前に権限セットを割り当てる必要があります。

① Salesforceにログインし、右上のユーザーアイコンをクリックして、ドロップダウンメニューから「設定」をクリックし、「権限セット」を検索、選択します。
② 開いた画面の権限セット一覧から「標準Einstein活動キャプチャ」を選択してください。この権限セットを割り当てられたユーザに対してのみ、Einstein活動キャプチャを設定することができます。