皆さん、こんにちは。
先日、今年小学生になった息子の授業参観に行ってまいりました。教室の壁には「おひさまサンサン」というタイトルで生徒たちの絵が。みんな赤やオレンジのクレヨンで思い思いの太陽を描いている中、黄緑の太陽。。。誰ですか？。。。息子ですよ（やっぱり）
黄緑が一番好きとは言ってたけど。太陽ですよ？さらに周りに星も書いちゃってますが、太陽出てたら見えないっすよ。宇宙図鑑で書いてあったでしょ？
まあその既成概念にとらわれない独創性は評価します。
さて、働き方改革が注目されて久しいですが、弊社でも効率的な働き方ができるよう様々な取組みをしております。先日、弊社ブログでも「先月の平均残業時間は6.7時間でした」と公表されていましたね。6.7時間ってすごいですね（驚）
世の中のサラリーマンもおそらく今まで以上に「早く帰りましょう」と上司につつかれているのではないでしょうか。その一方で「早く帰りたくても仕事量が減らなきゃ無理だよ～」と嘆いている方も多いのでは？
残業を減らす方策としては、「業務の効率化」と「無駄な作業圧縮」に大別されるのではないでしょうか。今回は「無駄な作業圧縮」について考えてみました。
「作業の効率化」についての過去記事は下記を参照下さい。
広告運用に集中するために。業務効率化のすすめ。
【運用効率化】リスティング広告の入稿で『Lisket』を使ったら、なんと〇〇％時間短縮！？
【GoogleChrome】Web業務円滑化！私的感謝の大きいアドオン5選
【リスティング運用者向け】作業を効率化する関数の紹介【Excel】
無駄な作業って？
日々の業務で無駄な作業って？必要なことしかやってないよ。と思うかもしれませんが、思い当たりませんか？「あのファイルがない！どこに保存したっけ？」「あれ、あの依頼って対応完了したんだっけ？」「あの時やり取りしたメールが見つからない」・・・そう、捜し物が見つからない問題。
捜し物に費やす時間は年間〇〇時間！？
文具メーカーのコクヨさん調べでは、一般的なビジネスマンが捜し物に費やす時間は年間150時間にもなるそうです。月平均12.5時間。（弊社の残業時間の約2倍。残業ゼロも夢ではない！？）
なぜすぐ見つからないんでしょう？
それは整理整頓されていないから。
見たことないでしょうか？フォルダやファイルのアイコンで彩られたデスクトップ、メールタイトルが変わらず次々と別の議題をやり取りするメールなど。
では整理整頓されたフォルダやファイルの格納、メールはどうすれば？
ファイル管理のルールを決める
私は以下のようにフォルダ階層、名称にルールを設けています。
- 大分類：顧客名（A社、B社、C社など）
- 中分類：データの種類（広告構成資料、報告書、バナー素材など）
- 小分類：必要に応じて
- フォルダ名：序列番号_フォルダ名
- ファイル名：日付_顧客名_ファイル内容
同じような仕分けで管理している方も多いかと思いますが、このルールに沿って管理できていればどこに格納されているどのファイルか一目瞭然ですね。それでもフォルダの捜索してることありませんか？
意外と徹底しているようでできていないのでしょうね。特に「とりあえず・・・」といった場合ですね。
とりあえずダウンロード、とりあえず保存、とりあえずエクセル使って表計算。。。意外とこういうのって後々必要になったりするのですが、とりあえずで保存したので記憶も曖昧。
私はとりあえず作業する用の「作業フォルダ」を作って、一旦そこで作業することにしています。ダウンロードフォルダなど既存フォルダを使うのもいいですが、デスクトップに一時保存するのだけはやめましょう。
作業フォルダに一時保存することでのメリット
- 探しものが見つからなかったら、作業フォルダを探せば大体見つかる
- 逆にここで見つからなければ他を探してもおそらくないのであきらめも早い
- 作業フォルダの中で作業するので、顧客用フォルダ内が作業ファイルで埋め尽くされない
- 不要なファイルを一括で削除しやすい
これは要る、これは要らないといった作業も結構時間
かかりますよね。
またフォルダ名に序列番号を入れるようにしてますが、下記のようなメリットがあります。
フォルダ名に序列番号を入れることのメリット
- 名前でソートすることで並び順を固定でき探しやすい
- 優先順や使用頻度で序列番号を振ることでアクセスしやすい
他にも下記のようなルールでファイル管理しています。
基本的に社内サーバーでファイル管理する
弊社は基本的には社内サーバーでファイル管理するようになっていますが、社内サーバーで管理することで、どこからでも誰でもアクセスが可能になり、例えば、不在時に誰かが代理で作業することもしやすくなりますね。そこで整理整頓されたフォルダになっていれば、本人じゃなくても必要なファイルを探しやすく、捜索時間の短縮につながりますね。
ファイル修正や更新は別名保存して上書き保存しない
たまに修正する前の状態がどうだったか気になることありませんか？別名保存することで過去の遍歴が残るので、何かあった時に過去ファイルを参照することで何をどう変更したか確認しやすいですね。
エクセル、ワードの作業はまず別名保存して作業を開始し、こまめに上書き保存
提案資料や所感など、完成間近でフリーズ。。。なんてことありますよね？こまめに保存しとけばリカバリー時間も短縮できます。
あと既存ファイルを流用して作業進めて、そのまま必要な元ファイルを上書き保存してしまったなんてこともありませんか？まずは別名保存するかコピーするかで別ファイルにしてから作業することで防げますね。
豆情報：保存に関するショートカットキー・・・上書き保存「Ctrl+S」、別名保存「F12」
よく使うフォルダはショートカット、クリックアクセスにピン留め
アクセスする頻度が高いフォルダであれば、アクセスしやすいようにしときましょう。
過去メールの捜索にひと苦労
一方のメールですが、過去のメールを捜索しないといけない時がたまに発生しますよね。意外と見つからないってことありませんか？
その一因として考えられるのは、メールタイトルをずっと同じままやり取りしている状態ですね。たまに【至急！！】って入ったタイトルで至急対応完了後もそのままやり取りしているのを見かけますが、無駄にドキッとしますよね。。。
メールタイトルが同じだと、中身も確認してさかのぼらないといけないので時間かかってしまいますよね。こちらもメールタイトルにルールを決めておけば、いざ捜索するときも検索しやすくなるはずです。
メールタイトルのルールを決める
私は基本話題が変化したらメールタイトルを変えるように心がけています。その際は下記のようなルールに従っています。
メールタイトル：【〇〇】△△について／顧客名
- 【〇〇】：ここは資料送付や本日中、依頼など、どんな用件かを記載
- △△について：ここはレポートについてやキーワード変更についてなどメール概要を記載
議題、話題が変わるごとに「△△について」の部分を適宜変更すれば、捜索時にタイトルを見るだけでだいたい見当がつきますね。他人のメールでもこれなら探しやすくなるんじゃないでしょうか。
またお客さんから頂いた依頼メールの返信には【〇〇】の部分で【対応完了】や【受領】などを追記して返信しています。
そうすることで、いつ対応したか、連絡もらって何日経過しているかなどが送付時間でだいたい判別できるのでリマインドとしても機能し、対応状況も把握しやすいのではないかと思います。
ラベルの活用と整理（Gmail）
またGmailユーザーだと、ラベル機能を活用している方も多いと思いますが、私は顧客ごとでのラベリングをして下記2点に注意しています。
- 重要度でラベルに序列番号を振る
- 不要になったラベルは削除
ラベルも多くなると縦にスクロールしないとすべてを確認できなくなってきます。そんな時は序列番号で重要なラベルほど上位に表示させておくことでメール着信にも気づきやすくなります。また意外と使わなくなったラベルもそのまま放置しちゃってませんか？いらなくなったのであれば整理してすっきりさせましょう。
視点は変わりますが、新社会人などはメール作成にもまだまだ時間かかったりしてますよね。その場合は先輩のメールを徹底的にパクりましょう。
弊社でも定型的なメール内容であればテンプレを用意しているので上手く活用していますが、ない場合は自分で作ったり上司、先輩に提案して効率化をはかりましょう。
管理ツールの整備
メールテンプレもそうですが、よく発生する作業に対してテンプレートや管理ツールが整備されていると助かりますよね。
定期的に発生する定型作業も数が多くなってくると、「あれ全部やったっけ？」「あの作業はどういうステータスだったっけ？」といったことないでしょうか？意外とこれらの確認作業にも時間を取られていないでしょうか？
弊社の運用チームであれば、運用者一人あたり30～40件程の案件を担当しているため、毎月発生するアカウント入金、請求書送付、レポート送付など、案件ごとのステータスを記憶でカバーするのは限界があるので管理ツールを活用しています。
私は下記のような管理表で各作業のステータスを案件一覧で把握できるようにしています。
この管理表をチームメンバーの分も用意して同じように管理できるにしていますが、データはスプレッドシートでメンバー間で共有しているため、例えば請求書が送られていない、入金ができていないなどのメンバーのステータスも把握できます。作業漏れが発生していないか互いに確認しやすいので未然に防ぎやすい環境作りを意識してます。
まとめ
結局、「どこに格納したかわからない」「どんなやり取りしたがうろ覚え」「やったかどうか把握しきれない」と、人間の記憶力でカバーできなくなると、捜索時間も長くなってしまうわけです。記憶しきれないことがダメなわけではないです。だってにんげんだもの。記憶力に頼らなくても探しものが見つかる環境作りが大事なのです。
日々の業務に追われると、なかなかこういった環境整備が疎かになってしまいがちですが、長期的に見ればこういった整備が業務時間短縮につながるはずなので、個人レベルでも会社レベルでも環境整備が進められると、みんなが気持ちよく定時に帰れる世の中になるのではないでしょうか。
私も息子を見習い、固定観念にとらわれない働き方改革で定時退社して、宇宙図鑑をもう一度読んであげようと思いました。
