チームマネジメントにも、案件の管理にも、日々の業務で使い倒しているGoogleスプレッドシート。
皆さんもご存じのことでしょう。Excelと共通の部分もありつつ、色々な機能があります。
なんか良い感じに表を作りたいけど、どう使えばいいのか・・・と迷う人もいそうです。
そこで、私が良く使う機能をご紹介します！初心者の方向けではありますが・・・灯台下暗し的に忘れてたわ、使ってみよ！となって頂けたら幸いです。
機能紹介
Excelにも大体ある機能なのでお馴染みの方も多いと思いますが、スプレッドシートでのやり方が判らない人向けの機能から。
データの入力規則
画像は、実際に使っている、とある管理表のものです。
この赤枠部分のような、プルダウンを作成したいときに使えます。
この入力規則では、現在広告を配信しているのか、それとも配信が止まっているのか、を
「ライブ」と「レディー」を選択することで表現するようにしています。
こういった、ある一定の規則に則って入力してほしい箇所は、これを使えば選ぶだけになるので、入力側も簡単ですよね。
作り方
セルを右クリックし「データの入力規則」という項目を選択すれば、簡単に作成出来ます。
オススメは、以下のようにリストを直接指定して、任意の文字列を入力する方式です。
チェックボックス
データの入力規則から作成できます。
これも選ぶだけのプルダウンを作るのと同じく、時短に繋がりますし、見やすさにも関わるのでオススメです。
これは、弊社で使っている新人教育用の管理シートです。
被教育者は項目について理解した、教育者は項目を教えたらチェックしていくような形としております。
明確にここまでいった、が分かりやすいので、チェックボックスさまさまです。
作り方
セルを右クリックし「データの入力規則」という項目を選択、そのなかの「チェックボックス」を選びましょう。
これを選ぶだけで、簡単に作成可能です。
条件付き書式
これも表を見やすく表現するために使いたい機能ですね。
先ほどno同じ表の、別の箇所で使っております。
このパターンの場合、データの入力規則と組み合わせて使っています。
入力規則で設定した文字列をトリガーとして、色が変わるように書式設定したものです。
たくさんの数値や文字が並んでしまう表だと、色分けするだけで見やすくなったりするので有用。
作り方
セルを右クリックし「条件付き書式」という項目を選択すれば、設定可能です。
以下の画像は、含む条件で文字列をトリガー指定したものになります。
色も好きに選べるので、見やすいと思えるものを使って、判りやすい表にしていきましょう！
チェックボックス+条件付き書式をやりたい場合
画像のように、チェックボックスで、チェックをつけてあるときorつけていないときに色分けしたい、といったケースです。
この場合、文字列指定で「チェック」とか「✔」を入れても反応しません。
よく見ればわかるのですが、感覚的にExcelやスプレッドシートに取り組むタイプの人だと結構判らなかったりします。
作り方
セルを右クリックし「条件付き書式」という項目を選択し、テキスト指定で
✔を入れているとき：TRUE
✔が入っていないとき：FALSE
とトリガー指定しましょう。
関数紹介
関数にも、スプレッドシート独自のものも結構あるようです。
そのなかで使っているものを一部ご紹介します。
sort関数+unique関数
sort関数は、その名のとおり、ABCD・・など一定の規則でリアルタイムな並べ替えをしてくれる関数です。
弊社で使っている案件データベース的なものからバルクを落とし、スプレッドシートで別の表にするときなどに使っております。
また、画像ではunique関数を組み合わせており、これは重複を削除してくれる関数になります。
案件管理のマスタデータから、様々な表に落とし込みたいとき、地味に助けてくれる関数ですのでオススメです！！データ量が多ければ多いほど時短になりますよ！
関数の式（sort+uniqueの組み合わせ例）
=sort(unique(“参照元シート名”!範囲:範囲),5,false)
falseの箇所：trueは「昇順」falseは「降順」に並べ替える、という意味です。
IMAGE関数
IMAGE関数は、セルに画像を入れる事の出来る関数です。
案件管理表で使うとすれば、より見やすく視覚的に判断出来るように、会社ロゴを入れたり、目標を設定するような表であれば、目標となる人物や標語の画像を入れるのもいいですね。
実際の表では別の画像を使っているのですが際どいので、使い方のイメージとして弊社ホームページにある画像を入れてみました。
関数の式例
=IMAGE(“画像のURL、プロトコル含む”,1)
※画像をダウンロードして表に挿入するのと何が違うんや、という話ですが、関数の場合は「セルの中に、比率をイイ感じにしつつ画像を表示させることが出来る」という点が異なります
1の箇所：画像のサイズ設定モード番号です。
1ならアスペクト比を変えずセル内に良い感じに収まるように、2は無理矢理縮小拡大してでもセルに収める、3は元のサイズのまま（セルサイズによりトリミングされる）4はカスタムサイズ
まとめ
いかがでしたでしょうか。Excelでお馴染みの機能から「ならでは」の関数まで、色々な便利機能があるGoogleスプレッドシート。紙に印刷しなくても画面共有でミーティングできたりと、ペーパーレスで経済的ですし、とても使いやすいので、今では欠かせないものになっています。大企業の担当者様だったりすると、会社が指定する特定のサービスやソフトウェアなどを用いて業務されている方も多そうですが、中小企業の担当者様であれば、Excelを駆使して業務されている方も多々いらっしゃるのではないかと思います。この機会にスプレッドシート化してみてはいかがでしょうか！
