【Salesforce】レコードタイプとは?基本概念と活用ポイント
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はじめに
Salesforceを活用する中で、異なる業務プロセスや顧客情報を適切に管理することはとても重要です。
しかし、1つのオブジェクトに異なる業務のデータをすべて統一して管理しようとすると、入力項目が増えて煩雑になったり、不要な項目が表示されることで使い勝手が悪くなることが多々あります。
そこで役立つのが「レコードタイプ」です。レコードタイプを活用すると、入力項目や選択リストの値を適切に管理し、異なる業務フローに合わせたデータ入力を実現できます。
本記事では、レコードタイプの基本概念や活用ポイントについて、具体的な適用例を交えながら解説します。
レコードタイプの基本概念
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レコードタイプとは?
レコードタイプとは、Salesforceのオブジェクト(例:商談、ケース、リードなど)に対して、異なる入力項目やプロセスを適用できる機能です。
たとえば、同じ「商談」オブジェクトでも、法人向け(BtoB)と個人向け(BtoC)では管理する情報が異なります。法人向けの商談では「会社名」「契約金額」「契約期間」などの情報が重要になりますが、個人向けの商談では「購入予定商品」「支払い方法」などが重視されるかもしれません。
そんなときにレコードタイプを活用すると、とても良い解決策となり得ます。
レイアウト・選択リスト・ビジネスプロセスとの関係
レコードタイプを設定すると、以下の要素を個別にカスタマイズできます。
ページレイアウト:
入力する項目の配置や表示内容をレコードタイプごとに変更可能。
例)法人取引先と個人取引先で商談時に確認する内容が異なる場合に、レイアウトを分ける
選択リストの値:
ドロップダウンリストの選択肢をレコードタイプごとにカスタマイズ可能。
例)法人取引先と個人取引先で販売商品が異なる場合、表示される選択リスト値を出し分ける
ビジネスプロセス:
商談やケースなどの進捗フローを異なるプロセスに設定可能。
例)法人取引先と個人取引先で販売に至るまでの業務フローが異なる場合に、ビジネスプロセスをそれぞれに最適化する
これらの要素を必要に応じてカスタマイズし、業務の効率化を図ることが期待できます。
レコードタイプを活用するメリット
異なるビジネスプロセスの管理
例えば、法人向け(BtoB)と個人向け(BtoC)の商談では、必要な情報や営業プロセスが異なります。
レコードタイプを活用すれば、それぞれに適した入力項目やプロセスを設定できます。
ユーザーごとのデータ入力の最適化
部署や担当者ごとに必要な項目が異なる場合、レコードタイプを使えば、不要な項目を非表示にして入力ミスを防ぐことができます。
レポート・ダッシュボードの活用効率アップ
レコードタイプごとにデータを分類することで、より見やすく、分析しやすいレポートやダッシュボードを作成できます。
注意点と制約
とても便利なレコードタイプの機能ですが、こちらも他の機能と同様に注意点があります。
ここで確認してみましょう!
権限管理との関係(プロファイル・ページレイアウト)
レコードタイプを適用するには、プロファイルごとに適切な設定が必要です。
例えば、営業部とサポート部で異なるレコードタイプを使用する場合、それぞれに適したページレイアウトを割り当てる必要があります。
レコードタイプの設計時に考慮すべきポイント
・既存データの整合性を確認する。
・レコードタイプの増やしすぎに注意(管理が煩雑になる)。
・ビジネスプロセスと整合性が取れているかを検討。
まとめ
今回の記事でご紹介しましたレコードタイプは、異なるビジネスプロセスを管理しやすくする強力な機能です。
適切に活用すれば、以下のことが期待できます。
- データの整理
- 業務ごとの最適な入力項目の設定
- レポートやダッシュボードの視認性向上
ただし、設定や運用には注意が必要です。この記事を参考に注意点も考慮しつつ、レコードタイプの活用を検討してみてはいかがでしょうか?
近々レコードタイプの設定方法に関する記事も作成しますね!お楽しみに!
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