【AccountEngagement】オートメーションルールの概要と設定方法

はじめに

Salesforceのオートメーションルールは、業務の効率化や作業ミスの減少に大きく貢献することが期待できる機能です。
特定の条件に基づいた自動化を実現することで、例えば、商談の進捗に対する通知やタスクの割り当てを自動化できます。

本記事では、このオートメーションルールの基本概念から実際の使い方まで解説します。

オートメーションルールの基本概念

オートメーションルールとは？

Salesforceのオートメーションルールは、以下のときに自動でアクションを起こす機能です。

・特定の条件にプロスペクトの項目の値が変更されたとき
・特定の条件に一致するプロスペクトが作成されたとき

例えば、新規リードが登録されたら、自動で担当者の割り当を行うといった使い方が可能です。

主な設定内容

条件設定：特定の条件を決める。
アクション実行：条件を满たした際にメール送信やタスク割り当などを実行。
エスカレーション：要件により上級者へのアラートを出力することも可能です。

オートメーションルールの作成手順

今回の設定背景

設定手順を解説する前に、今回の設定例の背景をご紹介します。

今回やりたいこと：CRM側で「顧客ランク：A」の場合はリストから外したい

解説：今回はカスタム項目の顧客ランクを利用して、顧客の優先度を管理しているという設定で見ていきます。優先度が高い顧客はメルマガでのアプローチではなく、営業担当者が直接連絡したいためです。

今回はこの背景で設定手順をご紹介していきます！

それでは早速実際にオートメーションルールを設定手順をチェックしていきましょう。

設定手順

① まずはAccountEngagementを開きます。

② オートメーションルールの作成画面を開きます。

③ オートメーションルールを追加をクリックして新しくルールを作成します。

④ まずは作成するオートメーションルールに任意の名前をつけましょう。

⑤ アクションが動作するルールの設定をします。ここでは以下のルールを設定しています。
・プロスペクトのカスタム項目：顧客ランクがAランクと一致する

⑥ 条件に一致した場合のアクションを設定します。ここでは以下のアクションを設定しています。
・リストからプロスペクトを削除する：DX_メール送信テストリスト（こちらはリスト名）

⑦ 作成したオートメーションルールを保存します。

⑧ オートメーションルールを動作させましょう。
オートメーションルールは作成して保存して設定を終えてしまうと、期待通りの動きになりません。作成した後は必ずこの手順を踏んで、ルールが動作するようにしましょう。

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ここまでで設定作業は完了です！お疲れ様でした。

オートメーションルールの活用例

担当者の自動割り当て
新規リードが作成された際に、条件に基づいて自動で適切な担当者に割り当が可能。

商談ステージ変更時の通知
商談が次のフェーズに変更された際に、必要に応じて自動でチーム内に通知。

定期的なタスク作成
顧客のフォローアップやフィードバック作業を自動化。

運用時の注意点

ルールの定期的な見直し
運用しているルールが現状に適しているか確認しましょう。Salesforce内の設定状況にあわせて最適化させていきましょう。

トリガー条件の最適化（ルールの設定に関して）
無駄なアクションが発生しないよう調整を意識しましょう。条件の絞り込みを誤ると期待とは異なるアクションが行われてしまうので、作成後に確認してみましょう。

テスト環境での検証
本番環境で不具合が発生しないよう、作成したルールをテスト環境で検証することも重要です。

CRMとの同期やフローの作成が伴うことも
オートメーションルールを設定する際に、内容によってはCRMとの同期やフローの作成が必要なことを念頭に入れましょう。

まとめ

Salesforceのオートメーションルールは、業務の効率化やミスの削減を可能にする便利な機能です。

この記事では、基本概念や設定手順、活用例について解説しました。
まずは、担当者の自動割り当てや商談ステージ変更時の通知など、簡単なルール設定から始めてみましょう。運用時にはルールの見直しやテスト環境での検証を忘れずに行うことで、最適な状態を維持できるでしょう。

オートメーションルールを活用して、業務プロセスを効率化し、チーム全体の生産性向上を目指しましょう。

それでは次回の記事もお楽しみに！

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