【Salesforce】差し込み項目の基本と活用法

はじめに

差し込み項目は、Salesforceのメールテンプレートや文書作成をより便利にするための機能です。
顧客ごとにカスタマイズされた内容を動的に挿入できるため、効率的な顧客対応やパーソナライズされたコミュニケーションが可能です。

本記事では、差し込み項目の基本や実際の活用方法について解説します。

差し込み項目とは？

差し込み項目は、テンプレート内で「動的に変わる内容」を埋め込む機能です。
顧客名や会社名、担当者の情報など、Salesforceのオブジェクトに保存されているデータを自動的に表示できます。
例えば、以下のようなデータを自動的に挿入できます。

• 顧客名
• 会社名
• 契約開始日や終了日
• 営業担当者名

この機能を活用すると、様々な場面で活用できそうですよね？
どんな項目がよく使われるのかや、使い方をチェックしていきましょう。

差し込み項目の紹介、基本的な使い方

ここからは、よく使われる差し込み項目のご紹介と、実際の使用方法を解説していきます。

よく使う差し込み項目のご紹介

まずはじめに、よく使われる差し込み項目をいくつかご紹介します。
こちらの表では、「差し込み項目名」を項目名（システム内の実際のフィールド名）と表示名（一般的な説明）に分け、一般的な使用方法も記載しています。参考にしてみてください。

項目名	表示名	使用方法
{{Recipient.FirstName}}	顧客の名前（First Name）	顧客の名前。メールや挨拶文の個別化に使用。
{{Recipient.LastName}}	顧客の苗字（Last Name）	顧客の苗字。フォーマルな場面で役立つ。
{{Recipient.Email}}	メールアドレス（Email）	顧客のメールアドレス。確認や連絡時に必要。
{{Recipient.Phone}}	電話番号（Phone）	顧客の電話番号。フォローアップの際に便利。
{{Opportunity.Name}}	商談名（Opportunity Name）	商談名。商談関連のメールで有用。
{{Opportunity.CloseDate}}	終了予定日（Close Date）	商談の終了予定日。期限のリマインドに使用。
{{Account.Name}}	取引先名（Account Name）	取引先名。ビジネス文書や報告書に適切。
{{Account.Industry}}	業界（Industry）	取引先の業界。ターゲティングメールやキャンペーンに活用。
{{Contract.StartDate}}	契約開始日（Contract Start Date）	契約開始日。契約更新通知に適している。
{{Contract.EndDate}}	契約終了日（Contract End Date）	契約終了日。リマインダーの送信に使用。
{{Billing.Amount}}	請求金額（Billing Amount）	請求書メールや確認メッセージに役立つ。
{{Today}}	現在の日付（Current Date）	現在の日付。通知やスケジュールに使用可能。
{{User.Name}}	ユーザー名（User Name）	Salesforceユーザー名。内部通知や業務報告で利用。

いよいよ使用方法を確認していきましょう。

差し込み項目の使用方法

① メール本文を作成する際に、テンプレートエディターの「差し込み項目」ボタンをクリックします。
② 使用したい項目（例：取引先責任者の名前）を選択します。
③ テンプレート内に、{{Recipient.FirstName}}のようなタグが挿入されます。
④ メール送信時、このタグが実際のデータに置き換わります。

お礼メールの一例ですが、このような形になります。

{{Recipient.FirstName}}様
このたびは弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。 次回のご利用を心よりお待ちしております。

株式会社○○

営業部 {{Sender.Name}}

送信時に、差し込み項目が以下のように自動変換されます：

山田様
このたびは弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。
次回のご利用を心よりお待ちしております。

株式会社○○

営業部 鈴木

差し込み項目機能、便利ですね～
単体で使われることはなさそうですが、実際にどんな機能と併せて使われるのか知りたいですよね？

差し込み項目を活用している主な機能一覧

差し込み項目の機能は、単体で使う機能ではありませんが、他の機能をより良く活用するために併用して用いられます。
下の表に、Salesforceで差し込み項目を活用できる主な機能をまとめています。
どんな機能があるのかチェックしてみましょう。

機能	用途	例
メールテンプレート	顧客名や取引先名を動的に挿入し、パーソナライズされたメールを作成。	お礼メール、フォローアップメール、キャンペーンメール。
リストメール	リストビューやキャンペーンメンバーに基づく一括送信。	新規顧客リストに対して個別対応感のあるメール送信。
承認プロセス通知	承認依頼や完了通知メールにレコード情報を自動挿入。	承認対象の商談名やリクエスター名を通知。
ワークフロー通知	自動送信される通知メールに差し込み項目を活用。	契約更新リマインダーや商談更新通知。
カスタム通知	ChatterやSlackで動的な情報を含む通知を作成。	Chatter投稿に案件情報を自動表示。
ドキュメント生成	契約書や見積書に顧客情報を動的に挿入（Salesforce CPQやサードパーティアプリ）。	DocuSignで契約プランや顧客名を挿入した契約書作成。
スケジュール済みメール	差し込み項目で個別対応感のある内容をスケジュール送信。	契約更新通知やイベントリマインダー。
ダッシュボード通知	レポートやダッシュボードのアラート通知に動的な情報を挿入。	メールアラート件名にレポートの数値を表示。

差し込み項目を使った具体的な活用例

具体的な状況を挙げて、どんな場面でこの機能を活用できそうか見ていきましょう。

お礼メール：差し込み項目 × リストビュー

 ケース: 新規顧客にお礼メールを一括送信したい。

使い方:
・リストビューで「新規顧客」の条件を設定し、該当する顧客を抽出します。
・リストメール機能を使用し、差し込み項目で顧客名や取引開始日を挿入したメールを一括送信。

💡ポイント: 顧客一人ひとりに合わせた対応が可能となり、信頼関係の構築に役立ちます。

営業フォローアップ：差し込み項目 × Lightning Email Templates

 ケース: 営業担当者が商談後にフォローアップメールを送信するとき。

使い方:
・Lightning Email Templatesを利用し、商談名や担当者名を差し込み項目で挿入。
・営業担当者がテンプレートを選び、必要に応じて個別編集した後、即時送信。

💡ポイント: 顧客のニーズに合わせたフォローがしやすくなり、商談成功率の向上につながります。

契約更新リマインダー：差し込み項目 × スケジュール済みメール

 ケース: サブスクリプションサービスの契約更新時期を知らせるメールを送信するとき。

使い方:
・「契約終了日」や「契約プラン」を差し込み項目で挿入したテンプレートを作成。
・スケジュール済みメールを活用し、適切なタイミングで配信。

💡ポイント: 契約更新率を高めるリマインダーを効率的に送信できます。

差し込み項目を使うポイントと効果

便利な機能なのでぜひ、効果的に活用して行きたいですよね？
ここでは効果的に使うポイントと実際にどんな効果がありそうか、まとめてみました。

差し込み項目を効果的に使うポイント

顧客一人ひとりに合わせたパーソナライズされた対応が可能
Salesforce上の顧客情報や契約内容を常に最新の状態に保つ。

事前テストの重要性
テスト送信機能を活用し、データ置換が正確に行われるか確認。

トラブルシューティング
タグが置換されない場合、テンプレート設定やデータ項目を再確認する。

差し込み項目を使用する実際の効果

🌟 顧客一人ひとりに合わせたパーソナライズされた対応が可能。

👏自動化による作業時間の大幅な削減。

🌟応の一貫性が向上し、顧客満足度がアップ。

まとめ

Salesforceの「差し込み項目」は、顧客情報をテンプレート内に動的に挿入し、効率的かつパーソナライズされたメールやドキュメント作成を実現する便利な機能です。
この機能をうまく活用することで、業務効率化や顧客満足度の向上につながることでしょう。

メールテンプレートやリストメール、営業フォローアップ、契約更新通知など、多岐にわたる用途で活用可能です。
データの正確性や事前テストをしっかり行ういつつ、より効果的に運用につなげていきましょう。

ぜひ本記事を参考に、差し込み項目を自社業務に取り入れてみてください。
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それではまた、次回の記事でお会いしましょう。

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