【初心者向け】業務の無駄時間削減のためにできること

こんにちは。
ついこの前まで夏真っ盛りだったのに今では秋を通り越して冬の訪れを感じる寒さになってしまいました。毎シーズンまわりの衣替えと呼吸が合わず、一人だけ半袖、一人だけニットの状況になりがちです。
さて、今回は業務においての時間削減についてお話したいと思います。基礎的な内容にはなりますが、業務が忙しくなってくる年末の時期に向けて効率的に時間を使えるよう、新人の方もそうでない方も改めて時間について考えてみましょう。

はじめに

時間削減の方法は大きく分けて2つあると考えています。

作業スピードを上げて作業時間自体を短縮する
必要のない作業時間を減らす

作業スピードについては経験が必要な場合も多いのでいきなり改善するのは難しいかもしれません。しかしながら無駄な作業についてはそれが無駄だと気付くことができれば、すぐにでもその分の時間を削減できます。また、何が無駄な作業かを知っていれば、日頃から無駄な作業を発生させないように行動することができます。

では、そもそも無駄な時間にはどのようなものがあるでしょうか？

考えても解決しないことに時間をかける
次に何をやるべきか悩む
次の依頼や情報の確定を何もせずに待つ
後に不要になってしまう作業を行う
１度で済む作業を重複して何度も行う
ファイルやメールを探す　などなど

本記事では上記のような無駄時間を削減するために私が意識していることを紹介させていただきます。すべての人に当てはまるわけではないと思いますが、特に時間管理に慣れていない方の気付きのきっかけになれば幸いです。

時間を常に測る

大前提として、自分が何にどのぐらい時間をかけているのかを把握しましょう。これを把握していないと何が無駄な時間だったかを知ることができません。自分がタスクにかけた時間を把握することで、「前回は1時間かかったから今回は50分で終わらせよう」などの作業時間短縮の指標にもなります。また、「10分悩んでわからなかったら相談しよう」「30分だけ分析をしてみよう」など時間で区切りをつけるのにも役立ちます。時間をかけても解決しない問題に対して区切りをつけて必要以上に時間を使わないように意識しましょう。

タスク状況を報告、共有する

報連相をしっかりと行うことはミスを防ぐ上でも重要ですが、新人のうちは自分の状況を周りに把握してもらう意味でも重要です。最初のうちはそもそも自分が何をすべきかが自分では判断できない場面が多々あります。次に何をするべきか悩む時間や不要な作業をしてしまう時間は、先輩や上司にタスク状況を報告し、アドバイスをもらうことで解消できます。とはいえその都度次のタスクを確認するのはお互いの都合もあるため難しいこともあります。そのため1日のはじめにスケジュールを報告し、状況に応じて作業の進捗を報告するのが良いかと思います。自分で1日のスケジュールを組み立てるタスク管理の習慣をつけることもできるので一石二鳥です。

タスクに関わる情報は細かく記載する

スケジュール管理にはタスクに関する情報をまとめたタスク表を活用し、作業内容はできるだけ詳細に記入しましょう。タスクが溜まってくると以前記入したタスクのことは必ず忘れます。いざ作業に取り掛かろうと思ったときに「これなんだっけ？」となると依頼されたときのやり取りを確認するためメールをさかのぼったり、作業に必要なファイルを探したり…といった探す作業に時間を取られることになります。1回ずつは大して時間がかかっていなくてもこれを積み重ねると大きなタイムロスに繋がります。例えば依頼されたメールの受信日時をメモしておく、バナー入稿ならバナーの格納場所を記載しておくなど、必要に応じてタスク表に追記をしましょう。

確認作業はチェックシートを活用する

私が実業務をはじめたとき、時間がかかりがちだったのが確認作業です。もともと度が過ぎる心配性のため作業中に不安になったらチェックして、完了後に一通りチェックして、次の日もチェックして、最終チェックもして…はっきり言って無駄でした。そもそも不完全なチェックなら何回行ってもミスは発生します。逆に完璧なチェックならば1回で十分です。
ただしその1回のチェックを確実に丁寧に行いましょう。具体的には確認しなければいけない事項をまとめたチェックシートを用意し、それに記入をしましょう。また、急ぎでなければ作業を行ってから少し時間を空けてチェックすると良いと思います。私は広告入稿などの確認は1日空けてから行うようにしています。時間を空けることによって一度リセットして、たぶんできているだろうという油断をなくすことができます。時間削減は大切ですが、時間をかけるべきところは丁寧に行いましょう。