皆さんこんにちは。営業の北野です。
過去2回ほどオンライン商談にて気づいたことを記事にして参りましたが、まだまだ新発見が出てくるので第3弾となります。
今回は3回目という事で営業マン寄りの若干マニアックな内容となってきています。
オンライン商談で新たに気づいたこと一覧
「気づいたこと」という広いテーマなのでジャンルが煩雑となっております。ご容赦下さい。
無許可録画について
オンライン商談中、気づけば録画が始まっていた、という経験はありませんか？ビジネスの場ですので録音・録画は何の問題もありませんが、その事を予想をしてなかった場合には「おっ！？」と一瞬焦る方は多いかと思います。（ZOOMでは録画中になると画面上で通知されます）
これについては、オンライン商談録画の場合もICレコーダー（最近だとスマホの録音アプリ）使用時のビジネスマナーと同様に、お相手が業者様、顧客どちらであっても一言断りを入れておいた方が良いでしょう。重要なお打合せであれば拒否する方もほぼいらっしゃらないので、確認のちょっとした一言だけでも行った方がお互いの気持ちの面でもマナー的にも無難だといえます。
記憶に定着しづらい可能性、メモの重要度がさらに高い
オンライン商談主体になってからメモを見てもメモ化していない事（人柄やセリフレベルでの粒度の情報）が思い出しづらくなりました。訪問商談の際は、なぜか最寄駅からの地図やストリートビューで訪問時のルートの風景を見る事でメモされていない詳細についても思い出すことが出来たので、視覚に当時と同じ刺激を与えると記憶の復元効果があるのかもしれません。
いずれにしても商談内容の細かな部分までは思い出しづらくなっている体感はあるので普段以上にメモを残すようにしましょう。（ストリートビューの風景で当時の記憶復元促進という裏技が使えないので、打ち合わせ画面のスクショなどを撮るのも良いかも…）
5分前行動は間に合うがややリスキー、10分前推奨
オンライン商談の準備では、映像・音声の確認、画面共有で使用する各種PDF資料を即座に出せるように予め起動、シチュエーションによっては物理的な部屋移動とネット回線の切替接続など、5分前に準備着手した際はギリギリになる事が多々ありました。
会議ホストとしての責任も鑑みると余裕を持って10分前からテレビ会議準備に着手するのがおススメです。同時に、オフィス勤務時のテレビ会議では自社会議室を予約する事が多いと思われますが、会議室予約はお約束時間の5分前でなく10分前で予約しておきましょう。（会社によっては時間ギリギリまで前の利用者が居座り、追い出しのやり取りがあるとかないとか…）
全てがスムーズにいくと5分前に全準備が完了する事もあるかと思いますが、そうなっても全く無駄ではなく、発言したい内容やヒヤリングしたい内容の再確認をする余裕も生まれて会議パフォーマンスも向上します。
大会議室用高級機材、実はそれほど良くはない？
ご時世的なテレビ会議特需の影響で、大部屋用の巨大モニタ、360度集音高性能マイクなどの市場が賑わっておりますが、初対面からテレビ会議で複数名が絡むプロジェクトの場合、1人1台ノートPCで参加した方が顔と名前と担当職域、そして会議中に誰が発言しているのかが判りやすいため、大部屋よりも1人用パーテーションや在宅同士での参加の方が打ち合わせの質としては効率的だったりします。
逆に大部屋しか使えない場合は複数PCではハウリングしてしまいますため、発言時以外はミュート、発言時に解除、という切替操作を無意識で出来るレベルまで身に着けておきましょう。
吸音パーテーションなど、個人用テレビ会議設備が売れそう
上述した通り大会議室や高級マイクが、シチュエーションに応じてはそれほど良くないという事に気づいた企業様は、会議室増築や高級機材を増やす方向性ではなく安価なテレビ会議用ブースを増やす方向性にシフトするのではないでしょうか。
どういう商品なのかイメージが付かない方もいらっしゃるかと思いますので、固有の商品の紹介は控えつつ、画像検索結果にて何となく商品イメージを掴んでいただければと思います。
※クリックで拡大
いかがでしょうか？会議室の数とテレビ会議を利用する人数・頻度のバランスが悪くなっていく事を考えると簡易的な通話ブース構築の方が良さそうですよね。
予定を前へ前へと詰め込めて商談件数を稼げる
商談の移動時間が無いので、これまでは日程調整の際に「3日後以降で」や「来週以降で」と提示する事が多かったものが、「明日や明後日で」とスキマ時間にねじ込みやすくなり、結果的に商談打ち合わせ総数が上積みされやすくなりました。
総商談件数が変わらないのに予定を前倒すと増える、という物理法則を無視した現象ですが
- 週内、月内という期限下における指定期間内（直近）での商談件数は増える（その先は減る）
- 分散せず短期に詰め、先の予定が空くと商談の基となるリードを増やそうというきっかけになる
- 急ぎ対応希望のリードが一定数あり、訪問調整で日が開くと確度が落ちたり商談消滅などがある
という要因が働いているのだと予想しています。
商談件数増加はシンプルに売上拡大に繋がりますので、新型ウイルス問題が収束した後でも戦略的なテレビ会議利用は継続されていくと予想しています。
お時間の天井、締めのまとめが重要
オンライン商談との関係性の有無は分かりませんが、最近ではより顕著に商談後の次の予定、次の次の予定が30分刻みでガッツリ詰まっているご多忙な方が増えてきている傾向があります。
商談がひと段落済んでいるのに白黒つけるまで帰らずに警察を呼ばれる、というバブル期～平成初期のゴリゴリスタイルはオンラインでは絶対にやめましょう。
おそらく予定と予定の間に確保している時間的バッファの縮小がオンラインやリモートの関係でさらに加速しているものと想像しています。
そういった背景を把握せずオンライン商談の締めタイミングにて、お相手に「もういいですか？」というセリフを言わせるのは非常にマズいです。総括として決定事項、宿題、ボトルネックなど各種確認事項を明確に再確認が取れたらもうやり残したことはありません。スパっと予定通りの時間で締めの挨拶をこちら側から発言しましょう。
まとめ
いかがでしょうか。少々マニアックすぎて役に立つのか立たないのか、ご判断は皆さんにお任せします。私の方では引き続き、最適で最速で最短でまっすぐに一直線に営業パフォーマンスを最大化させるための考察・工夫を行って参ります。
