【Salesforce】重複レコードマージの基本的な考え方

2025年2月13日

はじめに
Salesforceでのレコードマージとは？
レコードマージのベストプラクティス
マージ後の確認とデータの整合性チェック
運用時のポイント
まとめ
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はじめに

Salesforceを活用する上で、データの一貫性を維持することは非常に重要です。
しかし、営業活動やデータ入力の過程で、同じ顧客や商談が重複して登録されることも時々発生しますよね？
こうした重複レコードが増えると、レポートの精度が低下したりなど、最適な営業判断ができなくなったりする可能性があります。

この課題を解決するのが、Salesforceの「レコードマージ」機能です。適切にマージを行うことで、データの重複を解消し、統一された正確な情報を維持することにつながります。

本記事では、Salesforceにおける重複レコードのマージを行う際に知っておくと便利な知識をまとめていきたいと思います。

Salesforceでのレコードマージとは？

レコードマージとは、Salesforce内で重複するデータを一つのレコードに統合するプロセスです。
レコードのマージを行うことで、重複データが原因で発生する混乱を防ぎ、データの整合性を保つことができます。Salesforceでは、主に次のようなレコードでマージを行うことが度々あります。

取引先
取引先責任者
商談
リード

レコードをマージする際、重複しているレコードの一部またはすべての情報を統合し、最も正確で最新のデータを保持することが重要です。

レコードマージのベストプラクティス

レコードのマージ作業に取り掛かる前に、作業を効率的に進めるためのベストプラクティスを確認してみましょう！

レポートやリストビューを活用
重複しているレコードを特定するために、レポートやリストビューを活用しましょう。これらの機能を活用すると、どのレコードが重複しているかを素早く把握しやすくなります。

データバックアップの重要性
マージ操作を実行する前には、必ずデータのバックアップを取っておきましょう。万が一、誤って重要な情報を失うことがないよう、事前に安全策をとっておくことが重要です。

マージ後の再確認
レコードをマージした後は、関連するレコード（例えば、商談やケースなど）の整合性を再確認しましょう。これにより、マージによってデータが破損することを防げます。

マージ後の確認とデータの整合性チェック

レコードをマージした後、以下の点を確認することが重要です。

関連レコードの確認
マージしたレコードに関連する他のレコード（商談やケースなど）がある場合、それらの情報が正しく更新されているかを確認しましょう。

変更履歴の管理と追跡
項目履歴管理を行っていると、マージされたレコードには変更履歴が残ります。履歴の確認を行い、どのデータが変更されたのかを追跡できることを覚えておきましょう。

定期的なデータチェック
定期的にデータの整合性をチェックし、マージ操作が適切に行われたかを確認しましょう。

運用時のポイント

マージを実行する際の心がけも大事ですが、それと同じくらい運用にも気を配ることで、メンテナンスの手間やコストの削減が期待できます。

レコードタイプの数を増やしすぎない
・不要なレコードタイプが増えると管理が煩雑になり、運用負担が増加してしまいます。
・本当に必要かを検討したうえで、レコードタイプの追加を行いし、統一感を持たせるようにしましょう。

ユーザーの業務に合ったページレイアウトを設計
・画面が複雑になりすぎると、入力ミスや使いにくさの原因になってしまいます。
・現場の意見を取り入れ、必要な情報が適切に配置されているか定期的に確認していきましょう。

運用開始後も定期的に見直し、不要なレコードタイプを整理
・業務プロセスの変更に合わせ、レコードタイプを最適化していきましょう。
・使用頻度の低いレコードタイプを統合・削除し、管理の効率を向上を心がけることも大切です。