Einstein活動キャプチャ GoogleカレンダーとGmailを連携　

2024年9月6日2024年9月26日

はじめに

この記事では、SalesforceをGoogleカレンダーとGmailと連携させる設定手順を紹介します！

連携を行うことで、Googleカレンダーに登録した予定がSalesforceに自動的に反映され、予定を二重に入力する手間が省けるなど、業務の効率化が図れます。
また、Gmailと連携することで、メールのやり取りがSalesforceに自動的に記録され、重要なコミュニケーションの管理が容易になります。

さらに、GoogleカレンダーのイベントやGmailのやり取りが自動的にSalesforceの活動履歴として保存されるため、チーム全体でスケジュールや進捗を共有しやすくなります。

とても便利なこの機能、ぜひ使いこなしたいですよね？今回はステップごとに分かりやすく解説していますので、ぜひ活用してみてください！

事前準備

実際の設定作業をはじめるまえに、GoogleカレンダーとSalesforceを連携させるためには、事前準備が必要なので確認してみましょう。

Salesforceアカウント：Salesforceの設定画面にアクセスできる権限を持つ必要があります。
Googleアカウント：Google WorkspaceまたはGoogleカレンダー、Gmailを利用するためのアカウントが必要です。
必要な権限：Salesforce管理者またはシステム管理者権限があることを確認してください。

これらの準備が確認できたら、早速次の章からGoogleカレンダーとSalesforceを連携する具体的な手順を見ていきましょう。

Einstein活動キャプチャの設定

①　Salesforceにログインし、右上のユーザーアイコンをクリックして、ドロップダウンメニューから「設定」をクリックします。

クイック検索に「Einstein 活動キャプチャ」と入力し、「Einstein 活動キャプチャ」の下にある「設定」をクリックします。「ようこそEinstein活動キャプチャ」という画面が表示されますので、「開始」をクリックします。

②　条件が表示されるので、内容を確認し、
下部にある「私は会社を代表してこれらの条件に同意することが承認されています」という欄にチェックを付けます。
「Einstein を試す」をクリックして次の設定に進みます。

③　次にサービスを選択します。

今回はGoogleカレンダーと連携するため、Google G Suiteを選択し、「次へ」をクリックします。

④　次に認証方法を選択します。

ユーザレベル・組織レベル・サービスアカウントの認証方法がありますが、今回は個人単位で接続するため、左の「ユーザレベルの認証」を選択し「次へ」をクリックします。

⑤　次に設定に名前を付け、必要に応じて機能についての説明を記載します。
左下の有効にチェックがついていることを確認し、「次へ」をクリックします。

⑥　次に、同期設定を行います。メール・行動・取引先責任者の3つがありますが、今回は行動のみを有効にします。
同期の方向は、「両方向」「Google G SuiteからSalesforce」「SalesforceからGoogle G Suite」から選択できます。
今回は「Google G SuiteからSalesforce」に設定しますが、用途に応じて切り替えてください。

設定したら「次へ」をクリックします。

⑦　次に、高度な設定を行います。今回は以下の４つを有効化します。

「非公開の行動を同期する」、「削除済み行動を削除する」、「一連の行動を同期」
「同期された行動をSalesforceレコードに関連付ける」

初めて連携する際にOutlookから取得する行動は終了日により絞り込みが可能です。任意の日数を指定してください。

設定したら「次へ」をクリックします。

⑧　次に追加するユーザを選択します。
事前に権限セットを付与したユーザをここで選択していきます。
左側から対象のユーザを選択し、②の▶をクリックすると右側の選択済みに移動します。
「次へ」をクリックします。

⑨　アドレスの除外設定は今回割愛させていただきます。
「次へ」をクリックします。

⑩　活動の共有設定は今回割愛させていただきます。
「次へ」をクリックします。

⑪　「完了」をクリックして設定は完了です。

権限セットの設定

Einstein活動キャプチャを利用する場合に対象のユーザに、事前に権限セットを割り当てる必要があります。

① Salesforceにログインし、右上のユーザーアイコンをクリックして、ドロップダウンメニューから「設定」をクリックし、「権限セット」を検索、選択します。
② 開いた画面の権限セット一覧から「標準Einstein活動キャプチャ」を選択してください。この権限セットを割り当てられたユーザに対してのみ、Einstein活動キャプチャを設定することができます。

③ 割り当てを追加をクリックして、画面の流れに沿って追加で権限を付与したいユーザの左側にチェックを入れて権限を付与していきます。

④ 割り当てボタンをクリックして権限セットの付与は完了です。

⑤ もう一度検索窓でEinstein活動キャプチャを検索し、「設定」から先ほど設定したEinstein活動キャプチャを選択し、編集を押します。

⑥ 開いた画面の「ユーザとプロファイルの割り当て」セクションにて、権限を付与しているユーザの中からEinstein活動キャプチャを利用したいユーザを選択して、左のリストから右のリストに移動させましょう。

ユーザとGoogleユーザの連携の設定

①　「Einstein活動キャプチャの設定」で追加したユーザがログインすると上部に「使用を開始するには、メールとカレンダーを Salesforce に接続します。」というメッセージが現れるので、クリックします。
「アカウントを接続」をクリックします。

②　共有条件についてを確認したら同意のチェックをつけ、「アカウントを接続」をクリックします。

③　「Googleアカウントの接続」をクリックします。

次にGoogleのログイン画面が表示されるのでアカウントを選択するか、アカウントとパスワードでログインしてください。

④　この画面になったら連携作業は完了です。上部緑色のバーが消えたら連携完了です。

同期の確認を行う

設定が完了したら、GoogleカレンダーとSalesforceが正しく同期されているか確認しましょう。

GoogleカレンダーとSalesforce行動の同期確認

①　Googleカレンダーに新しい予定を追加します。
②　Salesforceにログインし、活動タブに移動します。
③　Googleカレンダーで追加した予定がSalesforceの活動として反映されているか確認してみましょう。

GmailとSalesforceの同期確認と追加設定

Salesforce上でGmailの情報が正しく表示できているか確認するために、もう一つ追加の設定が必要です。

①　まずはメールを確認したいオブジェクトの詳細画面を開いてみましょう。例では取引先責任者を使用します。

②　次に画面右上の歯車マークをクリックして「編集ページ」をクリックすると下のような編集画面に切り替わります。

③　上記画像の③で示した画面左側の要素選択をするバーで、「活動」コンポーネントを検索し、活動コンポーネントを画面の任意の位置にドラッグ＆ドロップしましょう。

④　画面への反映が完了したら上記の画像④の「←」をクリックして元の画面に戻りましょう。

⑤　戻った画面で、画面にメールが取り込まれていることを確認できたらGmailメールとSalesforceの連携が無事完了です！

設定作業お疲れ様でした！！

よくある質問セクション

ここからはよくある質問を少しご紹介します！気になった方は参考にしてみてください。

Q1. Googleカレンダーの予定がSalesforceに反映されない場合はどうすればよいですか？

A: まず、GoogleアカウントとSalesforceの連携設定が正しく行われているか確認しましょう。それでも同期がされない場合は、Salesforce管理者に連絡して設定を確認してください。

Q1. カレンダーの同期にはどのくらいの時間がかかりますか？

A: 同期は通常、数分以内に行われます。ただし、システムの状態によっては少し時間がかかることもあります。