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【AppExchange】Scan to Salesforceの使い方

2023年11月22日2024年1月29日

営業活動で入手した名刺情報をSalesforceに取り込む作業って、地味に手間が多いですよね。
今回の記事では、そんな面倒な気持ちを解消してくれるアプリケーションをご紹介します。

ひょっとしたらSalesforceを使い込んでいるユーザの皆さんは、一度は名前を聞いたことがあるかもしれませんね。

目次

Scan to Salesforceを使うとどんなことができるの？

冒頭でも触れた通り、Scan to Salesforceを利用すると名刺情報を簡単にSalesforceに取り込めます。

具体的には、事前にSalesforce側にScan to SalesforceのAppExchangeアプリをインストールしておくと、
モバイルアプリで撮影した名刺情報をSalesforceのリードや取引先責任者のレコードとして取り込むことが出来るというものです。

例えば、右のような名刺画像をアプリに取り込んだ場合を例にしましょう。

一度のスキャンで最大3枚まで取り込み可能です。
名刺が複数枚ある場合は何度かに分けてスキャンしましょう。

※引用　Scan to Salesforce公式「管理者ガイド」

スキャンされた名刺情報は、アプリの画面上で確認することが出来ます。

アプリ上で修正を加えることも可能ですし、Salesforce上で修正することもできます。

個人的には出先で名刺だけ取り込んでおいて後ほど落ち着いたシチュエーションでPCでSalesforceを開き確認・修正・取り込みを行うのが良いかなと思います。

※引用　Scan to Salesforce公式「管理者ガイド」

アップロードされた名刺情報はまだ取引先としては取り込まれていません。

OCRも完璧ではないため取り込まれた情報がちゃんと正しいかを目視チェックする必要はあります。

必要に応じて修正を加えたらリードまたは取引先責任者のどちらで取り込むかを選び登録をします。

※引用　Scan to Salesforce公式「管理者ガイド」

以上で名刺情報の取り込み作業は完了になります！一般的な名刺管理アプリケーションとほとんど同じ感覚で使えるのでとっても簡単ですよね。

具体的な利用開始までの手順

引用元：Scan to Salesforce　管理者ガイド

※引用　Scan to Salesforce公式サイト

こちらの管理者ガイドではわかりやすく手順が解説さているため、ユーザ様にとっても理解しやすい内容になっていると思います。活用いただくことで新たなシステム管理者の皆さんの業務マニュアル作成の手間を省くことが出来るかもしれないと感じました。

基本的には上記管理者ガイドに詳細手順が載っておりますのでかいつまんで流れを説明致します。

①SFScan to SalesforceのAppExchangeをインストール　【システム管理者向け】

※弊社がご支援しているお客様についてはインストール及び初期セットアップは弊社にて実施致します

②ユーザのモバイル端末にScan to Salesforceのアプリケーションをインストール【ユーザー向け】

※引用　Scan to Salesforce公式「管理者ガイド」

モバイルアプリのインストール後にSalesforceへのログイン（初回のみ）が求められるので手元にSalesforceのユーザーID、パスワードを用意しておきましょう。

③名刺をスキャン

アプリからカメラを起動して写真を撮影するか、ライブラリから画像を取り込みます。
また、読み込まれたデータは文字が正しく読み込まれないことも多々あるため、Salesfroceに取り込む前の確認を業務フローに組み込むことをおすすめします。

※引用　Scan to Salesforce公式「管理者ガイド」

④Salesforceで名刺登録を完了させる

取り込んだ名刺データは「ScanToSalesforce」タブに表示されます。
名刺情報は一括で登録も可能ですし一枚一枚登録も可能です。
また、リードとして取り込むか取引先責任者として取り込むかも選択可能です。

ここまで出来たら取り込んだ名刺情報からリードまたは取引先責任者のレコードとして登録されています。
画面から確認してみましょう。

以上、Scan to Salesforceのご紹介でした。

このアプリを上手に活用して、皆さんが更にSalesfroceを活用出来るようになることを願っています。
また次回、別の記事でお会いしましょう。