【Salesforce】レポート機能の概要

2024年9月20日

Salesforceは、顧客情報や営業活動のデータを効率的に管理できるCRM（顧客関係管理）システムです。
その中でも、「レポート機能」は、ビジネスの意思決定をサポートするために活用できる重要なツールとなっています。
本記事は、Salesforceのレポート機能についてわかりやすく解説し、読んでくださった方にとって、今後活用する際のイメージがしやすくなることを目的としています。

レポートとは？

まずはじめに、今回のテーマであるレポートについて特徴など解説します！

レポートとは、Salesforceに蓄積されたデータを抽出し、特定の条件に基づいて分析や集計を行う機能です。
例えば、営業担当者別の商談件数や顧客の所在地ごとの売上額など、ビジネスに必要なデータを簡単に確認することができます。

Salesforceのレポートは、最大4つのオブジェクト（例：取引先、商談、ケースなど）にまたがるデータを抽出し、グルーピングや集計を行うことが可能です。
この機能を利用することで、ビジネスに関連するあらゆる情報をさらに視覚的に把握し、その後の意思決定に役立てることができます。

他にもレポート機能には、優れた特徴がたくさんありますので、まとめてみました！

レポートの主な特徴

複数オブジェクトのデータ抽出：異なるオブジェクト間のデータを組み合わせてレポートを作成可能。
グルーピング機能：例えば、地域ごとの売上額や担当者別の商談件数など、データを分類して視覚化。
条件付きデータ抽出：指定した条件に基づいて必要なデータのみを絞り込むことが可能。
視覚的なデータ分析：棒グラフや円グラフなど、視覚的にデータを分析できるツールを提供。
使うタイミング：データの分析や、業績の状況を可視化したい場合に適している。たとえば、担当者別の売上や商談の進捗を把握したいときに役立ちます。

レポートの種類

レポートと一口に言ってもいくつかの種類に分かれており、この種類ごとに特徴があります。

Salesforceでは、主に3つのレポート形式が提供されています。下に3つの種類と特徴を簡単にまとめました。
特徴を理解できれば、必要なデータに応じて適した形式を選択できるようになります。

表形式レポート

データをExcelのように行と列に表示し、最もシンプルなレポート形式です。複雑な集計を必要としない場合に適しています。

サマリーレポート

特定の項目（例：都道府県、担当者など）でデータをグルーピングし、集計を行います。売上の状況や商談の進捗を分析するのに便利です。

マトリックスレポート

行と列の両方でデータをグルーピングし、複雑な集計が可能です。複数の要因を掛け合わせた分析を行いたい場合に最適です。

レポートの活用方法

作成したレポートは、様々な方法で活用することができます。いくつかの機能とあわせた活用方法をご紹介します。

エクスポート
レポートのデータをExcelやCSV形式でエクスポートし、外部のツールで分析することができます。

レポートの定期実行
レポートを定期的に実行し、最新のデータを自動でメール送信する機能も活用できます。この機能を活用すると、担当者や経営層が直接レポートを実行しなくても、最新のデータを定期的に受け取ることができます。配信頻度は日次や週次、月次など、目的にあわせて設定することができます。

レポートスナップショット
指定したレポートのデータを定期的に保存し、その時点でのデータを後から参照できる機能です。この機能を活かせば、過去のデータの変化や傾向を追跡することができ、時間の経過によるパフォーマンスの改善や変動を分析することができます。

ここまで、レポートの概要をお伝えしてきました。
次の章からは、馴染があまりない方にとってレポートとの使い分けが分かりづらい「リストビューについて」、そしてレポートとあわせて用いられることが多い「ダッシュボードについて」触れていきたいと思います。

リストビューとレポートとの違い、使い分け

Salesforceには、データを可視化するための「リストビュー」と「レポート」の2つの機能がありますが、目的に応じて使い分ける必要があります。それぞれの違いと適したタイミングについて説明します。

リストビューとは？

リストビューは、単一のオブジェクト（例：取引先、商談など）に含まれる複数のレコードを、特定の条件に基づいて一覧表示する下の画像のような機能です。

現場の営業担当者やサポートチームが、日々の業務に必要なデータを簡単に確認・更新するために使用されます。

リストビューの主な特徴

単一オブジェクトの表示：1つのオブジェクト（例：取引先）に含まれるデータを一覧で表示。
簡単な条件でのフィルタリング：基本的なフィルターを使って、データを絞り込むことが可能。
インライン編集：リストビュー上で、個々のレコードを直接編集することができる。
使うタイミング：特定のデータの確認や、レコードを素早く編集したい場合に適している。例えば、「自分が担当している商談」や「最近参照した取引先」の一覧を確認する際に便利です。

リストビューとレポートの使い分け

リストビューは、日常業務で個別レコードを迅速に確認・編集する際に便利ですが、レポートは、リストビューに比べて、より複雑なデータの抽出や集計を行うことができ、データを広範に分析し、ビジネスのパフォーマンスを全体的に把握したいときに使用します。
リストビューは即時的な確認や編集が必要な場合に、レポートは長期的なデータ分析が求められる場面で使い分けるとよいでしょう。

レポートとダッシュボードの関係性

次はレポートと併用されることが多いダッシュボードについて、レポートとダッシュボードの関係性についてという視点で見ていこうと思います。

ダッシュボードとは？

ダッシュボードは、作成したレポートを基に、視覚的なグラフや表を表示して、ビジネスの全体像を一目で把握できるツールです。
レポートが個別のデータ分析に重点を置いているのに対し、ダッシュボードは、複数のレポートをまとめて表示し、経営層や管理職が全体を俯瞰するために使います。

ダッシュボードの主な特徴

レポートのビジュアル化：複数のレポートを集約し、グラフや表として視覚的に表示。
全体像の把握：例えば、商談の進捗状況や部門別の予算達成状況を一目で確認できます。
タイムリーなデータ更新：ダッシュボードは、最新のレポートデータをリアルタイムで反映し、常に最新の情報を基に意思決定を行うことが可能です。

レポートとダッシュボードの使い分け

レポートは、特定のデータの分析や数値を把握するために使用されますが、ダッシュボードは、複数のレポートから得られる情報を一つにまとめて、全体のパフォーマンスを可視化するために使用されます。
例えば、営業部全体のパフォーマンスを評価したい場合、ダッシュボードを用いて、担当者別の商談件数、予算達成状況などを同時に確認することができます。