【Salesforce】運用ルールで差がつく！データ品質を守る仕組みづくりの基本

2026年1月19日

はじめに

SalesforceなどのCRMを導入する際、「どのツールを選ぶか？」に注目が集まりがちですが、
実際の運用で成果が出るかどうかは「データが正しく活用できる状態かどうか」にかかっています。

「Salesforceを導入したけど、使いこなせていない」
「データがバラバラで、レポートの数字を信用できない」
そんな悩みの多くは、ツールそのものではなく、運用ルールが整っていないことが原因です。

本記事では、以下のような方を対象に、データ品質を保ち、Salesforceを「活きたツール」にするための運用ルール設計の基本を解説します。

✓ こんな方におすすめ

Salesforceをこれから導入する企業の担当者
導入直後で運用ルール整備に悩んでいるシステム管理者
CRM/SFAツールを導入する際の「現場運用」の視点を知りたい方

運用ルールがないと何が起こる？

Salesforceは自由度が高く、カスタマイズ性にも優れたツールですが、運用ルールがなければ「データが信頼できない環境」になってしまいます。

⚠よくある課題

入力項目がバラバラ（例：「株式会社」「(株)」「カブシキガイシャ」など）
同一顧客が複数レコードで登録されている（重複）
ステージや商談金額が更新されないまま放置
レポートの数値が信用できず、使われなくなる

結果として、営業活動・マーケティング・経営判断すべてに影響が出てしまいます。

データ品質を落とさないために決めておくべき基本ルール

データの質を保つには、「誰が見ても・誰が入力しても一貫したデータになる」ためのルールが必要です。
最低限、以下の項目は運用開始前に整理しておくのが理想です。

✅ 運用ルール例（初期導入段階で有効）

カテゴリ	具体的なルール例
入力フォーマット	全角/半角の統一、日付はYYYY/MM/DD形式に統一、選択リストの活用
必須項目	顧客登録時に必ず必要な項目（業種・部署・電話番号など）
顧客名の統一	「株式会社」「(株)」「カナ表記」などの表記ルールを明確に
更新のタイミング	商談ステージの進行時・架電完了時などの更新タイミングをルール化
編集権限	誰がどの項目を更新できるかを権限設定で制御

ポイントは、属人化させず、誰が担当しても一貫した品質が保てる状態にすることです。

運用ルール策定のステップと関係者の巻き込み方

運用ルールは、「管理部門が作って現場に強制するもの」ではなく、現場と一緒に作り、使われるものにしていくことが重要です。

ステップ例

1. 現場ヒアリングからスタート
　→ 営業・マーケの入力のクセや現状の悩みを収集
2. 現状のデータを棚卸し
　→ 入力ミス・重複・空欄データの傾向を把握
3. 最小限のルールを定義
　→ 最初から完璧を目指さず、要所からルール化
4. 運用ガイド・マニュアルを作成
　→ スクリーンショット付きの簡易ガイドが効果的
5. 社内で定期的に見直す仕組みを用意
　→ 月次レビューや運用MTGなどで継続的に改善

実運用でよくある課題とその対処例

課題	対処例
入力ルールが浸透しない	入力ガイドを画面内に埋め込み、ヘルプテキストを活用
ルール違反が頻発する	定期レポートで入力ミスを可視化→Slack等でフォロー
ルールが形骸化する	実運用を見ながら、不要なルールは削除・更新する
担当者による差が大きい	各部署に「運用責任者」や「Salesforceオーナー」を設置