【新人向け】ビジネスシーンで気をつけたい言葉遣い5選

こんにちは、荻野です。

在宅勤務が広がりを見せている昨今。対面でのコミュニケーションが難しくなり、会社に出勤しているときとは異なるオンラインやテキスト中心のコミュニケーションに難しさを感じている方も多いのではないでしょうか？

オンラインやテキストでのコミュニケーションが増えた中で、上司や取引先のお客様に対して不適切な言葉遣いをしていると、対面でのコミュニケーションに比べてより相手に不快感を与えてしまいかねません。

今回は実際に私が在宅勤務をする中で、特に気をつけていたビジネスシーンにおいての言葉遣いを新人の皆さん向けに5つ厳選してご紹介いたします。

ビジネスシーンで気をつけたい言葉遣い5選

1. すみません・すいません
2. 了解しました
3. ～させていただく
4. よろしかったでしょうか
5. ～してください

上記5つについて、詳しくご紹介いたします。

１.すみません・すいません

「すいません」は「すみません」が発音しづらいことから、発音しやすくするために「すみません」がくだけた話し言葉です。謝罪の意を伝える場面でよく用いられる「すいません」と「すみません」の意味に違いはありません。どちらも「相手に世話をしてもらったことを労い、迷惑をかけたことを詫びる言葉」ですが、正式な言葉は「すみません」です。そのためメールなど文字にする際は「すみません」を使うのが適切です。

ただ、「すみません」はビジネスシーンではNGです。丁寧語ではあってもやや軽い表現であり、謙譲語や尊敬語ではないためビジネスシーンには適していません。 仲の良い同僚など親しい関係の相手に社内で使う際には良いですが、上司や取引先のお客様に対して「すみません」を使うのは避けたほうが良さそうです。 謝罪する場合は「申し訳ございません」「大変失礼いたしました」を使うのがベストです。

参考：「すみません」が正しい！「すいません」との違いや分別は？ビジネスでの使い方を紹介

2.了解しました

「了解しました」は敬語ではなく丁寧語です。自分と同等以下の人に対して使う言葉であるため、上司や取引先のお客様に使うと「失礼だ」と思われてしまう恐れがあります。ビジネスシーンにおいては「承知しました」または「かしこまりました」という言葉を使うのがベストです。

参考：メールの書き方に困ったら！「了解」「承知」「了承」の違いと使い方

3.～させていただく

とても丁寧な言い方にも聞こえますが、「～させていただく」というのは二重敬語にあたります。「させていただく」＝「（許可を得て）させて」＋「いただく（ことがありがたい）」という気持ちの込められた言葉です。過剰に遣うと相手にくどいなと不快に思われてしまうことがあります。

例えば「ご説明させていただきます」は「説明いたします」または「ご説明いたします」などで十分となります。

参考：「〜させていただく症候群」になっていませんか！？

4.よろしかったでしょうか

過去形と疑問系を一緒に使うのは違和感があるため、「よろしいでしょうか」と現在形にする必要があります。「よろしかったでしょうか」という不要な過去形の表現は、自分の考えを相手に押し付けていると受け取られかねませんので注意しましょう。

参考：「よろしかったでしょうか」はなぜ間違い？正しい敬語や使い方とは

5.～してください

「～してください」という相手に対して依頼をする場面があるかと思いますが、ビジネスシーンで使う命令形の言葉は不快感を抱かれやすいものです。上司や取引先のお客様に使用する場合、どうして命令されなければいけないのかと不快感を与える可能性があります。

そこで、「～してください」を「～いただけますか？」といった疑問形の敬語に変換することをおすすめします。疑問形の語尾に相手の意向を伺う姿勢がこめられているため、相手の同意を得やすくなります。

参考：「～ください」は命令に聞こえる？～してほしい時の敬語表現は？【例文つき】

番外編：ビジネス枕詞を使いこなそう

ビジネスシーンにおいてはビジネス枕詞（クッション言葉）をうまく使い分けられるとかなり差がつきます。使いすぎないこと、そして適切に使えることが条件です。よく使われるビジネス枕詞をまとめましたので以下ご参考になりますと幸いです。

• 確認する時に使うビジネス枕詞：「念のため、～」
• 依頼する時に使うビジネス枕詞：「お手数ですが、～」「差し支えなければ、～」
• 断る時に使うビジネス枕詞（自分に非がない場合）：「大変恐れ入りますが、～」
• 断る時に使うビジネス枕詞（自分に非がある場合）：「申し訳ございませんが、～」
• 感謝する時に使うビジネス枕詞：「おかげさまで、～」

ビジネス枕詞を使うことで、相手の受ける印象を柔らかくしたり、ストレートに言うと相手の気分を害してしまうことを回避できたりします。直接相手と対面でやりとりできないメールや電話などでうまく使いこなせると、より仕事を円滑に進められると思います。

まとめ

上司や取引先のお客様との関係性にもよりますが、不適切な言葉遣いをすると相手に不快感を与えてしまう可能性があります。オンラインやテキスト中心のコミュニケーションが主流になった昨今では、より言葉遣いに磨きをかけていきたいですね！

ビジネスシーンのやり取りにおいて、私が参考にしているのはアナウンサーの方の言葉遣いです。やはり言葉のプロなので、言葉遣いがきれいでとても勉強になります。正しい言葉遣いで自分に関わる人との良好な関係を築いていけたらいいですね！本記事がご参考になりますと幸いです。

弊社過去記事でも本記事と関連する投稿がございますので下記にまとめました。こちらもぜひご参考くださいませ。

【新人向け】文を書くのが苦手な人に贈る、私が文章で気を付けていること

【メール】よく見るけど安易にマネしない方が良い言葉（フレーズ）

以上、荻野でした。