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【ビジネスマン必見】Gmail Labsを使った、Gmailの押さえておきたい基本的な拡張機能3選


みなさんこんにちは、椎名です。

みなさんはGmail Labsという、Gmailの機能をご存知でしょうか?

Gmailには署名の登録や送信取り消し機能など、色々と便利な標準機能の他に
Gmail Labsという、少し変わった拡張機能が取り揃えられています。

本日はそのGmail Labsの中から、「使ってみると便利」なオススメ機能をご紹介致します。

 

Gmail Labsとは

Gmail Labsとは、Gmailの中にある様々な設定やデフォルト機能の他に、テスト用として備えられた拡張機能です。
以前にLabsにあった機能が今では標準機能の中に組み込まれていたりと、「テスト用」といいつつも十分に活用が見込める拡張機能です。

設定(歯車のマーク)の中のLabsタブをクリックすることで、Labsの一覧を見ることが出来ます。
この中で使いたい機能の「有効にする」をチェックして「変更を保存」をクリックするだけで各機能を使うことが出来ます。

それでは、いくつかオススメの機能をご紹介致します。

マルチ受信トレイ

お好みの検索条件を設定しておくことで、検索条件にヒットするメールをグループ化、 受信トレイ上に並べて一覧表示できます。
マルチ受信トレイを使用することで、自分で設定したメールグループを最大5個まで一括で表示する事が可能です。

例えば下記のような使い方があります。

・大事なお客様のメールはすぐに対応できるように一覧表示にしておく
・未読メールを一覧表示にしておくことでメールの見落としを防止する
・ラベルやスター付きのメールを一覧表示にしておいて、ラベルやスターの付け外しでタスクを管理する

設定の仕方は簡単です。
Labsでマルチ受信トレイを有効にして変更を保存します。

設定(歯車のマーク)の中にマルチ受信トレイタブが現れます。
こちらへ好みの検索条件を登録するだけです。

 

参考に良く使う検索演算を書いておきます。

・送信元で検索したい     from:「送信者名」
・件名で検索したい      subject:「件名」
・未読メールで検索したい   is:unread
・ラベルで検索したい     label:「ラベル名」

他にも検索演算子を知りたい方は、Gmail で使用できる検索演算子へどうぞ。

プレビュー パネル

受信トレイや、ラベルごとのスレッドリストの横でメールが読めるようになります。
Labs内の説明では「メールが読みやすく、詳細を確認しやすくなります」と記載がありますが、読みやすさは個人の好みかと思います…

ただ、プレビューパネルを使用すると、読んだメールをアーカイブした時に、自動的に次のスレッドが表示されるという大きなメリットがあります。
プレビューパネルを使用していない場合、読んだメールをアーカイブするとスレッド一覧へ戻ってしまうため、一覧からまたクリックしなければメールを読めないため手間がかかります。
多くのメールをチェックするビジネスシーンでは、工数削減へ大きく役立つのではないでしょうか。

こちらも設定の仕方は簡単です。
Labsでプレビューパネルを有効にします。

メール一覧画面の右上にウインドウ分割モードを切替ボタンが現れます。こちらをクリックするだけです。
垂直分割、水平分割と選べますので、お好みの分割方法が使えます。

返信定型文

ビジネスシーンでメールを使われている方は、決まったフォーマットのメールを利用されることも多いと思います。
そんな方は返信定型文を登録しておけば、登録したフォーマットの文章をメールに呼び出すことが可能です。

設定の仕方は、まずLabsで返信定型文を有効にします。


メール作成画面の右下にあるその他のオプションの中に、返信定型文が現れます。
定型文として登録したいメールタイトル・本文を記入して、返信定型文を作成...をクリックします。

使用したい時は同様にその他オプションの返信定型文の中から、登録した定型文を挿入するだけです。

フォーマットを作成しておけば、定型文を挿入⇒必要事項だけ記入⇒先方へ送信、と大きな工数削減が可能です。
※署名を登録している方は署名を消して定型文登録しないと、定型文挿入時に署名が重複してしまうのでご注意ください。

まとめ

Gmailのちょっと変わった機能をご紹介させて頂きましたが、いかがでしたでしょうか。
「慣れている設定が一番早い」と感じる方や、「今の設定がベストだ」といった方も多いと思います。
全ての機能を無理に使う必要はありませんが、「業務の効率化に繋がるかも・・・」と一度試してみて
自分に合った機能を見つけて頂けたら幸いです。

以上、椎名でした。




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