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覚えておくと少し便利なGmailの設定


フリーメールとして有名な「Gmail」ですが、ビジネス向けとしてもリリースされ世界500万の企業が標準採用を行っています。

既に仕事で使われている方も多いのではないでしょうか。ここでは、覚えておくと少しだけ便利な機能を紹介します。

「<Shift>+a」キーで新しいウィンドウで全員に返信

この機能はキーボードショートカット機能の一部です。

まずは設定(歯車のマーク)の中の全般タブから、キーボードショートカットをONにしましょう。

これでもうキーボードショートカット機能がつかえます。

返信したいメール画面で「<Shift>+a」で以下のように新しいウィンドウで全員返信画面となります。

これで、長文のメールに返信する際にも、前のメールを開いたまま返信できますね。

テキストを選択して返信で「引用付き返信」ができる

頂いたメールが長文で、回答しなければいけないポイントが何点もある場合は引用付き返信ができると分かり易いですね。

Gmailでは、引用したい本文を選択したまま「返信」する事で、「引用付き返信」が可能です。

「送信取り消し」機能で、送信ミスを防ぐ

メールでありがちなミスといえば、宛先間違いや添付忘れですね。

この機能をONにする事で、そういったミスを防ぐ事ができるようになります。

まずは設定(歯車のマーク)の中のLabsタブから送信取り消しを有効にしましょう。

次に全般タブで取り消せる時間を最大30秒まで選択することが出来ます。

こういったミスは送信ボタンを押した直後に気付くケースがほとんどですので、マストで設定したい項目です。

まとめ

上記で紹介したGmailの活用テクニックはごく一部です。その中でも送信取り消し機能はビジネスでGmailを使うのであれば設定しておいて損はありませんので今すぐに設定しておきましょう。

メールのミスは友達同士であればごめんで済みますが、ビジネスメールのミスは会社としての信用を落としてしまいかねません。ミスをしない人間はいませんので、ツールを上手く活用しながらミスを防ぐ体制を整える必要があります。

もちろんミスをしないように注意する事を怠ってはいけませんので、メール送信前には指差し確認をしっかり行いましょう!



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