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今更聞けないパワーポイントでの資料作成の心得

全てのビジネスパーソンとは切っても切れない関係にある資料作成。それは、上司から「ちょっと資料作っといて」という軽いスタンスでやってくるときもあれば、大事なコンペに勝つためのプレゼン資料であたっり様々です。

とくにパワーポイントは作成者ごとで全く違う資料ができあがります。
「上手いパワポ資料はその人にセンスがあるから?」
いえ、見やすく内容が伝わりやすい資料作成にはセンスは必要ありません。

今回は、今更聞けないパワーポイントでの資料作成について、ポイントを解説します。

資料作成の心得 準備編

資料作成にはまず、伝えたい内容の全体像を改めて把握する必要があります。ある程度構成を決めた上で資料作成するのとそうでないのとでは完成度が全く違います。

最初のステップとしては以下のポイント3つです。

1.資料全体を通して伝えたいことは何かを考える
「誰に、何を、なぜ伝えるのか」
2.トピックごとの内容を明確にし流れを決める
「主張→根拠→補足の順に」
3.各スライドの構成を考える
「スライドにメッセージは1つ」

いきなりスライドに書き込んでいくよりも、全体像を紙に書き出したりや自分が使いやすいツールで構成を練り、まとめたことをスライドに落とし込んでいく方が効率よく作業を進められるためおすすめです。この3点を決めたら、ようやく、スライド作成に取りかかるという段取りになります。ここでしっかりとした骨組みを決めていれば、あとの作成は非常にやりやすくなります。

資料作成の心得 実践編

次に、スライド作成に取りかかる時に意識しておくとよいことを解説します。

スライド作成時のポイントは以下の3つです。

1.フォント・装飾ルールを決め、統一する

2.ツラを整える

3.表は数字を一番見やすくする

フォント・装飾ルールを決め、統一する

フォント・装飾ルールを決めることはとても大切です。意外とフォントがバラバラな資料は散見されます。

フォントルールとは、

・文字サイズ
・フォントの種類
・色
を指します。これらのルールを決めることで資料に統一感を出しましょう。

また、フォントルールと合わせて、装飾ルールを決めておくとよいです。

装飾ルールは、
・枠の種類・線の太さ・色
・矢印の種類・色
などです。

過度な装飾は大事な内容が伝わりづらい資料になってしまいます。装飾をする際はポイントを絞り、必要最低限に抑えるとよいでしょう。

ツラを整える

フォントを統一できたら、配置も意識します。

ツラを決めた上で配置するようにしましょう。(ツラを揃えるとは、端を揃えることをいいます)ツラを揃えることで内容の伝わりやすさが格段に違います。

資料全体でツラが揃っていないと、視点がばらけてしまうため、内容の伝わらない資料になってしまいます。

表は数字を一番見やすくする

表を装飾しすぎると、表の中の数字が読みづらくなります。 視点が装飾の方にいってしまい、大事な数字の部分が伝わらないので、装飾はシンプルにして内容を伝わりやすくしましょう。

まとめ

今回は、パワーポイントでの資料作成のポイントについて解説しました。見やすく内容が伝わりやすい資料を作るだけでも受け手の評価は変わります。

ぜひ今後の資料作成にお役立てください。

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