こんにちは、今井です。
弊社リスティング広告運用者の目的はお客様の望む成果を出すことです。ただ成果が出ていても、それをお客様に伝えることができないと、解約になってしまうことがあります。そのため、わかりやすい報告書を書く能力は運用者にとって必須だと僕は考えています。あなたの書く報告書はわかりやすいでしょうか？
報告書は1つのポイントを押さえることで、わかりやすく説得力のあるものになります。
なぜなら、実際にこれから紹介するポイントを押さえて報告書を書くことで、お客様から「わかりやすい報告書！」と褒められ、更に追加費用を頂戴して別案件でも報告書を提出することになったからです。
この記事では、わかりやすい報告書を書くために重要なポイントを紹介します。読んでいただくことで、お客様が「わかりやすい！」と唸る報告書を提出できます。
※報告書提出は通常追加費用を頂戴しております。
わかりやすい報告書を書く秘訣はPREP法
PREP法とは簡潔かつ説得力のある文章を作成する際に用いられる文章のフォーマットです。報告書作成など文章を書く際、僕はPREP法をとても意識しています。下記の1～4の順番で説明していくことで、簡潔且つ、説得力のある文書を作成することができます。
- Point（結論）：最初に結論を述べる
- Reason（理由）：結論に至った理由を述べる。
- Example（具体例）：結論に至った理由を、具体例や証拠を交えながら述べる
- Point（結論）：最初にいった結論を最後にもう一度述べる
ちなみにPREP法は報告書等の文章作成だけでなく、プレゼンなど会話する際も意識することで、わかりやすく説得力のある内容になります。かの有名なApple社のスティーブ・ジョブズのプレゼンはPREP法の構成になっていると言われています。
具体例をお見せします
次から実際にPREP法を用いたパターンと用いなかったパターンの文章をお見せします。「弊社の開発ツールLisketがおすすめです。」という内容を伝える文章ですが、全然わかりやすさが違うので、違いを実感してみてください。
わかりにくいver
今日は仕事量が多くとても忙しかったです。お昼はパスタを食べました。ガーリックがガツンと効いたペペロンチーノで美味しかったです。
パスタを食べた後、リスティング広告のアカウント構築作業をはじめました。今日は構築予定のアカウントが5つあり、作業量は多めです。ツールが使えない環境だったので、ツールを使わず構築作業を行った結果、構築作業は5時間もかかってしまい、2時間も残業をしてしまいました。ツールを使っている時の1日の平均残業時間は3分ですので、残業時間はいつもの40倍とかなり多いです。
アカウント構築作業はツールを使うことで削減でき、アカウント改善の時間の確保や、残業時間の減少に繋がるので、ツールを使ったほうがよいと感じました。
毎日使っているLisketというツールを使えば、アカウント構築時間を削減できます。公式データによるとLisketを使うことでアカウント構築時間は4日から0.5日まで削ることができるそうです。つまり、通常かかる作業時間の8分の7の時間が削減できる計算です。Lisketがあれば残業しなかったのに..とLisketのありがたみを感じました。1000業種以上の運用経験があるリスティング広告専門企業カルテットコミュニケーションズが開発・活用しているツールでもあるので安心感もあります。
アカウント構築作業をする際は、Lisketを使うと効率的に作業ができます。Lisketはこちらから無料で試すことができます。
PREP法ver
- Point（結論）
アカウント構築作業をする際は、Lisketというツールを使うと効率的に作業ができます。 - Reason（理由）
なぜなら、Lisketを使うことで構築時間が削減できるからです。公式データによるとLisketを使うことでアカウント構築時間は4日から0.5日まで削ることができるそうです。つまり、通常かかる作業時間の8分の7の時間が削減できる計算です。1000業種以上の運用経験があるリスティング広告専門企業カルテットコミュニケーションズが開発・活用しているツールでもあるので安心感もあります。 - Example（具体例）
実際に僕は毎日Lisketを利用していて、1日の平均残業時間は3分です。今日はLisketが使えない環境だったので、2時間も残業をしてしまい、いつもより40倍多い残業時間になってしまいました。Lisketがあれば残業しなかったのに..とLisketのありがたみを感じました。 - Point（結論）
アカウント構築作業をする際は、Lisketを使うと効率的に作業ができます。アカウント改善の時間の確保や、残業時間の減らすためにも、アカウント構築作業をする際はLisketを利用することをおすすめします。Lisketはこちらから無料で試すことができます。
その他説得力をアップさせるノウハウ
ご覧頂くとわかる通り、PREP法のフォーマット通りに書かれた文章はわかりやすいです。報告書を作成する際はPREP法になぞって文章を書いてみて下さい。わかりやすい内容に仕上がるはずです。PREP法だけでも十分ですが、更に説得力を持たせるために個人的に気をつけているポイントを紹介します。
信頼できる理由・証拠を出す
提示する理由・証拠が信頼できるものだと説得力が格段にアップします。個人的には統計データや専門家の声には逆らえないと考えています。
具体的には、上記Reason（理由）の「1000業種以上の運用経験があるリスティング広告専門企業カルテットコミュニケーションズが開発・活用しているツール」という文言がこれにあたります。
具体的に書く
具体的な表現を用いて文書を構成することで、文章は明確になり説得力はアップします。
最も具体的であるのは数字です。そのため数字で表現できる箇所があれば数字で表現をしましょう。反対に悪い例として「とても」や「かなり」など、人によって解釈が異なる副詞を使ってしまうと説得力に欠ける＆幼稚に見えるので副詞の多用は避けたほうがよいです。
断定する
「～です。」と断定することで説得力はアップします。断定できないことを無理に断定する必要はありませんが、どう考えても断定できる内容を「～だと思われます。」と表現してしまうと説得力は欠けてしまいます。言い切れることは「～です。」と断定してしまいましょう！
まとめ
わかりやすい文章を書く際はPREP法を利用しましょう。また、PREP法+下記項目も意識すると説得力が格段にアップします。
- 信頼できる理由・証拠を出す
- 具体的に書く
- 断定する
わかりやすい文章はフォーマットが決まっていますので、わかりやすい文章を書けるフォーマットを意識して文章を書いていきたいですね。
