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社内コミュニケーションツールとしてSlackを導入した【リスティング広告代理店】


みなさんこんにちは。

タイトルのとおりなのですが、Slackを導入して1週間が経過しました。そこで、今回はSlack導入の経緯や目的をお伝えしたいと思います。

話が長くなりそうなので、今回は導入に至るまでの話を中心に書き、導入後の話や、Slackの運用方法について等は次回以降に書けたらなと思います。

当社について

まずは、当社の規模感について書いておきます。

  • 業種:リスティング広告代理店
  • 従業員数:約50名
  • 平均年齢:約29歳 ※意外と重要な要素かも
  • 部門構成:営業部門、広告運用部門、システム開発部門、管理部門
  • 拠点:名古屋本社、東京支店、大阪支店

広告運用部門、管理部門、システム開発部門は名古屋本社にほぼ全員おり、東京・大阪支店は営業部門が中心です。
名古屋⇔東京、名古屋⇔大阪の業務連携が多く、顧客とのコミュニケーションはメール・電話中心ですが、社内のコミュニケーションはチャット、ビデオ会議を多用しています。また、データの拠点間やり取りも多く、チャットツールに添付してやりとりすることもあります。

解決したかった課題

ツールの使い分けが面倒で効率も良くない

社内コミュニケーションのために複数ツールを使い分けていましたが、拠点が増え、従業員が増え、全員が複数ツールの使い方を正しく理解し使い分けるのが難しくなってきたというのが理由の一つです。

また、後述しておりますが、各ツールに業務に関するテキストメッセージが分散しており、コミュニケーション効率も落ちていると感じていました。

参考までに、以下に元々使っていたツールを記載します。

Typetalk

会社のオフィシャルコミュニケーションツールとして使っていました。4年ほど前に導入。

周知用のトピックや特定の案件関係者のみが参加するトピックなどを使い分けて活用していました。ただ、トピックが乱立すると(ソート機能が微妙で)画面が見にくくなったり、トピックに関係者を招待する方法が若干面倒など、致命的ではないですがストレスを感じることも。

Skype

主に拠点間のビデオ会議のために使っていました。遠方のお客様とのビデオ会議にも使っていました。6年ほど前に東京支店を開設した際に導入。

ビデオ会議ツールとしては不満なく活用していましたが、ビデオ会議しながら上記のTypetalkでコミュニケーションを行うのは非常に面倒で、結局Skypeのテキストチャットを使っちゃう場合も多かったです。結果、業務に関するテキストメッセージが分散することに・・・

IP Messenger

知る人ぞ知るLAN内メッセンジャーツールです。太古の時代より当社の社内コミュニケーションに貢献してくれてました。TypetalkやSkypeを導入してからは頻繁に使うことは無くなっていましたが、ちょっとしたメッセージやファイルの授受の際に活用していました。こちらも業務に関するテキストメッセージを分散する要因となっていました。

会社がツールの利用状況を把握できない

実はここが一番重要だったりしますが、Typetalkは権限設定やログ出力機能があったのですが、SkypeやIP Messengerは個人向けサービスを使っており、管理者による一括管理ができていませんでした。

会社としてツールの利用状況の実体が掴みにくく、業務とは関係のない雑談が横行したり、最悪の場合(当社では発生したことは無いのですが)情報漏えいなどの事故に繋がる可能性もあり、リスクをこのまま放置することはできないと判断しました。

いわゆる内部統制強化や情報セキュリティ強化の観点ですね。

従業員への教育や社内ルールでこれまでは対応しておりましたが、それをもって会社として対処しているとはとても言えず、従業員任せにするのではなくそもそも内部統制が効くプラットフォームを会社がコストをかけてでも用意することに決めました。

必要な要件

当社において上記の課題をクリアするために以下の機能が備わったツールを探すこととなりました。

  • チャット機能(全員参加、一部メンバー参加)
  • ファイル添付機能
  • ビデオ通話機能
  • ユーザーの行動を制限できる機能(いちユーザーが好き勝手に設定変更できないような機能)
  • 管理者による検閲を行うことができること
  • そもそもコミュニケーションツールとして優れていること

なぜSlackを選んだのか?

実は当社のシステム開発部門では3年半ほど前からSlackを導入しており、今回必要としていた要件は全て満たし、使い勝手やカスタマイズ性もエンジニアの折り紙つきであることは分かっておりました。

導入に踏み切れなかった理由として以下がありました。

  • 費用の問題(無料ツールで賄っていた部分を有料ツールに置き換えるため)
  • 言語の問題(2017年11月以前Slackは英語UIのみだった

内部統制強化の話をしだしたタイミングとSlackが日本語対応した時期(2017年11月)が丁度重なったことがSlackを選んだ最大の理由です。

また、比較対象としてChatwork等も検討した時期もありましたが、開発部門は試行錯誤のうえでSlackを選択・導入しており、全社導入後の運用方法もある程度イメージできたこともSlackを選んだ理由の一つです。

エンジニア界隈では全世界的にSlackを使うことが当然という空気があったようですが、非エンジニアの営業部門、広告運用部門、管理部門がSlackになじめるのか?という点だけは少し心配してましたが現時点では皆適応してくれているのかなと感じています。(社員の平均年齢の若さと新ツールの導入・適応に因果関係はありそうな気がします。)

まとめ

当社がSlack導入に踏み切ったきっかけとしては、会社として内部統制強化をコストをかけてでも対応しなくてはならない課題であると認識したことが大きいです。

副次的に複数ツールを1つのツールに集約することで業務効率の改善も図りたかったという狙いがありました。この点でもSlackが日本語UIに対応したことは大きなポイントでした。

実際に業務効率の改善が図れたのかはまだ判断できるほど時間が経過していないので次回以降に書ければなと思います。

また、内部統制強化というきっかけがなければ今回のSlack導入はひょっとしたら無かったかもしれないとも思っています。つまり、使い慣れたツールを変えたくない、多少の不便には慣れてしまう、といった変わりたくない力が働き、気が付かない内に(無意識的に)問題を先送りしていた節が自分や組織の中にあったと思いました。

今回はSlack導入のきっかけや、解決したかった課題について書いてみました。冒頭にも書きましたが、次回以降でSlackの運用方法や導入効果についてをお伝えできればなと思います。

ブログ記事の中で広告運用の事例をご紹介することがありますが、実際の事例を一部加工した内容となっておりますのでご留意ください。

また、2018年7月24日よりGoogle AdWordsはGoogle広告に名称変更されました。それ以前の記事に関してはGoogle AdWordsと表記されておりますのでご了承ください。




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