【お客様の声】名古屋・東京行政書士法人様【Salesforce活用支援】

お客様名	名古屋・東京行政書士法人　様
業種	士業・行政書士業
目指す姿	・日常業務内の一部業務の自動化による生産性アップ
課題	・日常業務をどのようしシステム実装するのが良いか判断できない ・Salesfoece環境を触れる管理者がいない
ご支援内容	・業務整理と自動化対象の整理 ・Salesfoece入力画面の調整と帳票（委任状）出力機能の実装
ご支援プラン	・Salesforce活用支援
結果	・手動作業だったときと比べて30~50%の作業時間カットを実現

インタビュー

Q1：事業内容について教えてください

小原様

弊社の事業内容は、基本的に行政書士業務になり、行政庁への書類作成や申請代行が主な仕事になります

その中で行政書士業務って、1万種類くらいあると言われているので、皆さんどこも専門性をもってやられている方が多いのですが、
ウチがメインとしているのは、外国人のビザを取得や、帰化の取得手続きをお手伝いしております。
猫ひろしさんがカンボジアに帰化申請をして、カンボジア国籍を取得していたりとかのそういう日本人国籍を取得する方のお手伝いをしていたりします。

今のはBtoCにありますが、後は企業様が外国人を日本に呼んで雇いたいとか、外国人の留学生を、そのまま日本で働けるようにするための申請業務などBtoBの分野もやっています

外国人御本人からもしくは、企業様からご依頼をいただいております。

BtoBでは、他には建築業とかの産業廃棄物収集運搬という業務がありまして、認可を取る手続きもやっており、ここは来たもの拒まずで多くのお客様からお仕事をお任せいただいています。
メインは、外国人業務が7割と他建設業などのBtoBが3割になり、セールスフォースを入れて集計したら、どれくらいの割合だったかを最近知ることが出来ました笑

Q2：ご担当者様のミッションは？

小原様

基本的には、外国人業務で申請・認可に必要な申請書を作る・結果（許可）を出すことがメインミッションになり、申請書を作るにあたり、密にコミュニケーションを取っていくことをしています。
松 井先生が、最初にお客様から大きな面接だったり、ヒアリングはしていくのですが、申請書を作るにあたり、その過程でお客様ごとに色んな情報が必要になってきたり、「どういう書類が必要なのか」を案内して書類を作成しています。

外国人だと、そもそも日本語が難しい状況の中、LINEなどでコンタクトを取りながら、お客様と一緒に許可を取りにいっています。
許可ないと、お客様は日本で働けないなどで困っちゃうので、そのためにも申請書を作り・結果を出すことをミッションに大切な業務を行っています。

他にもそもそも当法人が従業員が3名なので、プレイヤー以外にも庶務や、セールスフォースのシステム管理など他にもやっています！
松井（代表）が、僕が若いのもあって、こういうシステム管理系も任せてくれたのかなと思いますが、色々と頑張っていきたいです。

Q3. ご依頼いただいたシステムはどのような機能でしたか？

小原様

セールスフォース上の顧客や委任状の作成に必要なデータから引っ張ってきて、委任状を半自動的に作成して、記録をためていくことが一番やりたかったことになります。

今までは、Googleドライブに作成した委任状を格納。格納したファイルを使って、また新しい委任状を作成して、Googleドライブに格納していく・・を繰り返してきました。

ただ、リピートのお客様が多く、ご依頼をいただくと、またGoogleドライブからファイルを見つけて作成になるのですが、結局、案件やお客様の情報は、セールスフォース内で管理しているため、委任状の作成もセールスフォースに紐ついていると、管理もしやすく・今まであった手入力もなくなるんじゃないか？と、こういう機能があると嬉しいなーと思っていました。

僕の中では、この紐ついているか？紐ついていないかが重要と考えており、それがまさにカルテットさんのお陰で、ピンポイントに欲しいと思った機能を作ってもらい、セールスフォースに入れば、そこから全て必要な情報や委任状が簡単に出せるようになったので、とても重宝しています。

さらに委任状のテンプレートまでご用意いただけなので、ここから多岐にわたる申請業務にも対応できるようになったので、とても助かっています！

今までのGoogleドライブに作成したものを格納して、必要になったら、探して委任状を作成していく。やって出来ないことは無いんですが、一人に対して1回の申請で7～8種類の委任状を作成するので、これが煩雑で手間でした。
なので、今ではセールスフォース上と、委任状のテンプレートを選択してポチポチ入力して作成するようになったので、初回だけデータ入力がありますが、僕たちからしたら、とても楽・快適に業務が行えて嬉しいです

Q4. カルテットにお任せいただいた理由や、ご依頼の背景を教えてください

小原様

依頼の背景、Salesforce社の担当AEさんからの紹介になります。
実はその前に別の会社様もご紹介いただいたので見積を作成してもらったのですが、ちょっとビックリするくらいの金額でして・・（汗

おお・・と思いまして、再度セールスフォースの担当AEさんに相談をしまして、カルテットさんをご紹介いただきました。

カルテットさんにお任せした、請求書・見積書のシステム改修の件になりますが、最初の面談の時から、親切に当法人の悩みを聞いてくれたり、実際にセールスフォース上で実現するために試行錯誤していたところ、要件整理が凄くスムーズに進んだこともあり、お任せしたいと思いました。
何より見積もっていただいた費用も全然違いまして・・

最初に面談した会社さんの見積は30万～40万円くらいでしたが、カルテットさんの見積は5-8万円程度に加え、サッと開発・修正していただけのは素晴らしかったです

ご紹介いただけて本当に良かった！と感じています。
で、今回の委任状作成機能もお任せしたいと思ったという背景になります。
きっかけは松井の無茶振りから始まりました（笑）が、松原さんには色々と親身にご対応いただけて助かりましたし、次予定しているものありますので、引き続きお願いしたいです

Q5. プロジェクト進行中の対応やサポートは如何でしたか？

小原様

親身でとても助かりました。
なにかあれば直接電話できるし、コミュニケーション取りやすく、軽微な修正であれば画面お見せいただきながら対応いただけたので、とてもやりやすかったです
あと、Quipでチャット形式のコミュニケーションが取りながら、議事録もしっかりまとめてくれているので、見やすく丁寧だったと思います

何より、実装してほしいシステムの概要も、プロジェクト初回から松原さんが掴んでくれてご提案を頂けたので
途中から出来上がるシステムのイメージができたのは、松井に報告もしやすく助かりました
あと、委任状のレイアウトやどうしても入れないといけない項目や、選択肢ほしいなどの細かい要望も
その場でやってくれているので、サポートとしてはとても満足しています

Q6. 実装したシステムは利用していますか？使い勝手はどうでしょうか。

小原様

快適に利用ができており、満足しております。
しかもレイアウトの体裁はとても気になるところですが、完全にレイアウトを仕上げるより、松原さんから、「僕たち自身でレイアウトをカスタマイズできる」ような開発をご提案・対応いただけので、そういう拡張性もアドバイスをくれたので、満足しています。

Q7. 定量的（数値的）な成果はありましたか？（人力でやっていたときの生産性に比べてなど。）

小原様

まだセールスフォース内の顧客情報の修正途中もあって時間がかかっていますが、お客様一人あたりの委任状作成は、当時の作業時間の30％～50％くらいの時間はカット出来たと感じています。
修正中の顧客情報が完了・キレイになれば、もっと時間が浮くし、他に割り当てたい業務時間が捻出できる未来が見えています

Q8. もし利用していなかったら、どうなっていたと思いますか？

小原様

やっていることは変わらないけど、時間がぜんぜん違う。
長い時間かけながらポチポチ入力・作成していくことになるので、考えたくないですね（笑）

1日の流れで見てみても朝から顧客対応しながら、別の顧客の書類作成をして、印鑑貰って委任状の取得作業などあるので、
委任状が早く出せることがすごく助かっているんです。

結果的に、「納期（申請のタイミング）」が早まることに繋がっていますし、現状一人あたり、15-20件くらいの案件をもっているため、如何に数回して早く対応できるか？は重要で、セールスフォースで5秒で委任状ファイルの作成が無いと困りますね・・！
特にリピート顧客の対応では重宝しています。

あと、ミスのリスク・手間が大幅に減ったことも、強く感じますね。
委任状作成時にて入力だと、どこか不備で再度作成し直すことも、セールスフォースであれば、元の情報さえ正しければ、そういった不備もなくなるので、この機能があるとないとでは、かなり違いますね・・

Q9. まだまだ改善が必要な点はありますか？

小原様

レイアウトの改善ですね。上述ので話の通り、自分たちでカスタマイズ出来ますが、今後新しい仕事を取っていく際に、今のテンプレートでは対応できないパターンが出てくるので、その際にまたお願いしたい！

Q10.カルテットに対して、もっとこうして欲しいことを挙げるとしたらどんなところですか？

小原様

システムの完成度や、親身に対応・提案してくれるので満足しています。特に要望は無いです。
ただ強いて挙げるとしたら、プロジェクト中のMTG時間が予定よりも大幅に早く終る事があるので、MTGの時間見込みを事前に伝えてもらえると嬉しいです（笑）

早く終わることはいいのですが、知っていればもっと他の業務もできたなーと思うので、次回依頼・予定している案件が始まった際は、よろしくお願いします。
※多分、松原さんがいいものを作って準備してくれるからかなと思っています笑

カルテット担当者のコメント