【広告代理店向け】忙しいお客様にもわかりやすい。広告運用報告メール作成のコツ

代理店で働いていると、依頼主のお客様は本業で忙しく、なかなかメールを読んでいただけない…なんてことはないでしょうか。

代理店にお任せいただいている、ということは、広告は出したいけど手間は多くは割けない。最小限の労力で広告出稿したい。というお客様が多いと思います。であればこちらもお客様の負担を最小限減らして、わかりやすいご報告ができている状態がベストですよね。

今回は忙しいお客様でも簡潔に読めてわかりやすい、運用に関するご報告メールを作成するために私が気を付けていることをまとめました。4月に入社した新入社員の皆様や代理店で働く方のお役に立てば幸いです。

前回の話し合いの内容を簡単に纏めてから本文スタート

◎：前回ご報告時にはキーワードのマッチタイプを絞り込んだ顕在層中心に配信を行なう構成に変更し、流入キーワードの検証を行いました。その結果…

△：○○キーワードのマッチタイプを絞り込んだ結果、○○ということがわかりました…

良い例では前回の話し合いの内容を纏めてから本文に入っています。メールを送っているこちらからすると過去に送ったメールで説明した内容だから必要ないかと思うかもしれませんが、お客様からすると以前送られたメール内容まで覚えていないのが当然（リスティングの知識がなければ尚更）です。お客様が過去のメールを見返す手間を省くためにも、流れ上重要な部分はさらっとおさらいしてからご報告をはじめると理解していただきやすいかと思います。

結論から書く

◎：コンバージョン数○件の増加で成果は好調と言えます。要因としては…

△：○○の施策を行った結果、○○キーワードが増加いたしました。その結果コンバージョン数が○件の増加となり成果は好調と言えます。

よく言われることですが、やはり結論から書き始めるとわかりやすい報告となります。結論から始まる文章はその後の内容の心積もりをすることができるため、一度読めば理解することができ、後戻りして読み返す手間が省けます。

簡潔に書く

◎：確度の高いキーワード・地域・時間帯に絞り込み、コンバージョン率の変化について検証を行います。

△：確度の高い地域のみに絞ることで、流入するユーザーもより質の高いユーザーを見込めると考えております。また、地域や時間帯についても同様に…

同じ内容であれば出来るだけ簡潔に書くようにします。長い文章はそれだけお客様の時間を割いてしまうことになるor読み飛ばされてしまう可能性もあるので気を付けましょう。

こちら主体で書く

◎：「○○」や「○○」のキーワード追加を行なうことで表示回数が増加が見込めるため、設定を行いました。キーワード追加の結果につきましては来月またご報告させていただきます。

△：キーワード追加につきまして、何かご希望のキーワードなどありますでしょうか。また、キーワード追加の結果のご報告について、ご希望のお日にちなどございますか？

お客様によって進め方のご希望が異なるので注意が必要ですが、アカウントの運用方法についてはこちらにお任せして手間を省きたい、といったお客様に対してはこちらが主体となって話を進めることでお客様の負担を減らすことができます。また、質問形式でメールをお送りするとレスが続いてしまうため、その点でも時間や手間がかかってしまう恐れがあります。