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Excelのよく使う便利機能まとめ


Microsoft Excelは今や表計算ソフトのデファクト・スタンダードですが、意外と知られていない便利な機能があったりして、人によってかなり熟練度にムラがある印象です。

そこで今日は、よく使うExcelの便利機能のうち、特に個人的に意外と知られていないと思うものをピックアップしてご紹介してみます。(Excel 2010をベースに説明するので、古いバージョンのExcelでは多少操作方法などが異なるかもしれません)

オートフィル機能で連番入力

例えば、「1」と「2」だけ入力してから、その入力した2つのセルを選択し、選択範囲の枠線の右下にある小さな■をマウスでドラッグします。

すると、「1」「2」に続く連番をExcelが自動で埋めてくれます。

これがExcelのオートフィル機能です。数字だけでなく、日付(2012/8/28、2012/8/29など)や曜日(月曜日、火曜日など)にも対応しています。

「Ctrl+1」で「セルの書式設定」を開く

セルのデータの表示形式や罫線、塗りつぶしなどを設定するときに、セルを右クリックして「セルの書式設定」を開きますが、これを一発で開くキーボードショートカットが「Ctrl+1」です。

頻繁に使う機能なだけに、キーボードショートカットで開けるということを知っていると意外に便利です。

「ウィンドウ枠の固定」で表のヘッダ行を常に表示

例えば、以下のような縦に長い表があったとします。

ウィンドウの大きさよりも長いので、スクロールしなければ下まで見ることが出来ません。

しかし、このままだとスクロールしたことによってヘッダ行(各列の項目名が書いてある先頭の行)が表示されなくなり、どの列が何の項目なのかパッと見で分からなくなってしまいます。

そこで、「ウィンドウ枠の固定」という機能を使います。

「表示」メニューの「ウィンドウ枠の固定」ボタンを押し、出てきたサブメニューの中から「先頭行の固定」をクリックします。

すると、表のヘッダ行が固定され、スクロールしてもヘッダ行だけは常に表示されるようになります。

これで、大きな表を扱うときにも項目名を見失わずに済みます。

まとめ

Microsoft Excelは非常に多機能な表計算ソフトなので、使いこなしているつもりでもまだまだ知らない機能がたくさん隠れているかもしれません。色々な便利機能を覚えて使いこなせるようになれば、もっと業務が効率化するかも知れませんね。




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